Thứ Sáu, 22 Tháng Hai, 2019
Banner Top
Banner Content

Có những sự kiện diễn ra trong tích tắc vài giờ đồng hồ, một ngày hay vài ngày nhưng để tạo ra một sự kiện như thế đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo từ rất lâu trước đó. Và để sự kiện có thể kết thúc thành công tốt đẹp cần có sự chuẩn bị và tác nghiệp từ nhiều bộ phận với các yếu tố như sau.

1. Hiểu mục tiêu – mục đích của sự kiện này là gì?

Kinh nghiệm mọi người cần có để thực hiện sự kiện này là gì? Nếu không có mục tiêu rõ ràng cho một sự kiện thì sẽ rất khó khăn để chúng ta lên kế hoạch cho sự kiện

2. Thời gian sự kiện

Xác định những gì sẽ diễn ra và khi nào cho từng hạng mục công việc của sự kiện. Bất kỳ sự kiện lớn nào đều sẽ liên quan đến công tác quản lý dự án phức tạp. Điều này có nghĩa là sự phối hợp của một loạt các hoạt động của nhiều bộ phận, nhân sự cho sự kiện đó.

3. Lựa chọn địa điểm 

Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện nghe thì có vẻ đơn giản thế nhưng không nên đánh giá thấp tầm quan trọng của các địa điểm. Việc lựa chọn địa điểm chính xác liên quan đến việc nghiên cứu, đàm phán, hợp đồng và các mối quan hệ để sự kiện có thể diễn ra tốt đẹp.


4. Sourcing và quản lý nhà cung cấp 

Mỗi một sự kiện sẽ có một loạt các nhà cung cấp cho sự kiện ấy. Từ nhà in cho đến ánh sáng, các nhà cung cấp khác nhau cần được lựa chọn, thỏa thuận giá và hợp đồng. Sự thành công của sự kiện này chính là việc quản lý tốt các nhà cung cấp. Đảm bảo họ thực hiện tốt vai trò của họ về chất lượng và đúng thời gian quy định.
5. Quản lý Ngân sách

Một trong những yếu tố quan trọng đó là ngân sách cho sự kiện này. Chúng ta dễ dàng thực hiện một sự kiện lớn với kinh phí không giới hạn. Nhưng quản lý tốt là yếu tố cần thiết để có thể sản xuất một sự kiện trong một ngân sách có giới hạn.


6. Tiếp thị và Truyền thông

Một công cụ không thể bỏ qua để lôi kéo khán giả đến sự kiện của bạn. Việc cung cấp thông tin về sự kiện của những sự kiện đến đối tượng mục tiêu đòi hỏi phải có chiến lược cụ thể liên quan đến một loạt các kênh thông tin truyền thông từ thư trực tiếp cho phương tiện truyền thông xã hội.


7. Quản lý rủi ro 

Sự kiện rất phức tạp. Một sự kiện được tạo nên từ rất nhiều yếu tố vì thế chỉ cần sơ xuất nhỏ cũng có thể dẫn đến sự thất bại khôn đáng có cho việc tổ chức sự kiện. Một khi chúng ta hiểu rõ những gì có thể xảy ra là rất quan trọng. Vì thế chúng ta cần phải có những phương án A, phương án B… để hạn chế rủi ro tối đa và có giải pháp khắc phục ngay tức khắc khi có sự cố.

Banner Content

0 Comments

Leave a Comment