Các hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến

Đi cùng với các công nghệ hiện đại, sự kiện trực tuyến cũng ngày càng phát triển với nhiều hình thức tổ chức đa dạng. Trong bài viết này, Phạm Gia Media giới thiệu cùng bạn các hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến phổ biến hiện nay.

Các hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Tổ chức sự kiện trực tuyến là gì?

Với sự phổ biến của các thiết bị và công nghệ hiện đại ngày nay, không khó để tham dự một chương trình hội thảo trên website, đăng kí một khóa học trực tuyến hoặc tham gia một cuộc họp qua video. Thậm chí còn có thể tham dự một hội nghị lớn từ chính bàn làm việc của mình. Đó chính là những ví dụ tiêu biểu về sự kiện trực tuyến.

Như vậy, sự kiện trực tuyến là sự kiện được tổ chức trong không gian mạng internet, trong đó người tham dự trải nghiệm sự kiện và tương tác với nhau trên môi trường trực tuyến.

Các hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến

Hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến từ lâu đã được sử dụng như là một phần trong các sự kiện lớn nhằm mục đích lan tỏa sự kiện và tiếp cận lượng người tham dự lớn hơn bên cạnh những người đăng kí tham gia trực tiếp. Hiện nay, các loại hình sự kiện trực tuyến ngày càng khẳng định được giá trị của mình và dần dần được lựa chọn như một hình thức tổ chức sự kiện độc lập. Dựa vào tính chất, đặc điểm, có thể chia sự kiện trực tuyến thành 3 loại chính sau đây.

1. Webinars

Webinars có thể được hiểu là sự kiện hội thảo trên web, thường được tổ chức trên các nền tảng trực tuyến như Zoom, Livestream, WebEx, … Webinars có thể cho phép người tham dự từ khắp nơi trên thế giới cùng tham gia và lắng nghe chia sẻ từ các diễn giả. Các sự kiện này có thể miễn phí hoặc tính phí bằng các dịch vụ thanh toán trực tuyến.

Webinars thường sử dụng các công nghệ trực tuyến có tính tương tác cao, cho phép hỏi đáp, trao đổi giữa người tham dự và diễn giả. Nhà tổ chức có thể lựa chọn hình thức để cho diễn giả trình bày trực tiếp hoặc phát lại video đã được chuẩn bị từ trước theo yêu cầu thực tế.

1. Hội nghị trực tuyến

Hình thức hội nghị trực tuyến cũng tương tự các hội nghị được tổ chức trực tiếp. Các sự kiện này cũng được xây dựng với các nội dung của một chương trình hội nghị thông thường, bao gồm các phiên thao luận, tài liệu, phiên trình bày, …

Hội nghị trực tuyến có thể bao gồm một hoặc nhiều phiên với nhiều nội dung khác nhau. Mặc dù không hiệu quả về mặt nắm bắt và kết nối như một sự kiện trực tiếp, các hội nghị trực tuyến cho phép người tham dự xem các phiên trình bày trong thời gian thực và tương tác với những người tham dự khác.

1. Sự kiện hỗn hợp

Sự kiện hỗn hợp là sự kiện được tổ chức kết hợp cả sự kiện trực tiếp và sự kiện trực tuyến trong cùng một chương trình tổng thể. Sự kiện hỗn hợp bao gồm 2 loại là sự kiện hỗn hợp nộ bộ và sự kiện hỗn hợp ngoài tổ chức

•  Sự kiện hỗn hợp nội bộ

Đây là những sự kiện mang tính chất nội bộ, bao gồm: các sự kiện toàn công ty, sự kiện bán hàng, đào tạo nội bộ, các cuộc họp bộ phận… Đối với các tổ chức toàn cầu hoặc công ty đa quốc gia, các sự kiện hỗn hợp nội bộ là cách để truyền tải thông điệp tới toàn bộ công ty khi tất cả nhân viên không ở cùng một địa điểm. Dĩ nhiên sẽ tuyệt vời hơn nếu tập trung tất cả nhân viên tại trụ sở chính, nhưng việc này sẽ rất tốn kém chi phí và thời gian trong việc sắp xếp lịch trình. Lựa chọn tối ưu sẽ là một sự kiện hỗn hợp được tổ chức trực tiếp với một phần khách tham dự trực tuyến.

•   Sự kiện hỗn hợp bên ngoài tổ chức

Những sự kiện được tổ chức với thành phần khách mời là những người bên ngoài doanh nghiệp, tổ chức của bạn. Sự kiện hỗn hợp ngoài tổ chức có thể là sự kiện hội nghị khách hàng hoặc hội nghị ngành. Những sự kiện này đòi hỏi các yêu cầu tổ chức cao hơn nhằm đảm bảo chất lượng sự kiện tương tự như sự kiện trực tiếp. Người tham dự không cần phải đến trực tiếp địa điểm tổ chức để tham gia sự kiện.

Nên chọn hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến hay trực tiếp?

Để trả lời cho câu hỏi này, nhà tổ chức cần xác định rõ quy mô, tính chất cũng như mục đích, mục tiêu khi tổ chức sự kiện. Từ đó, xem xét và chọn lựa hình thức tổ chức sao cho phù hợp nhất. Hai hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến và trực tiếp vừa có thể tổ chức độc lập, nhưng cũng có thể phối hợp cùng nhau trong một sự kiện để mang đến hiệu quả tối ưu. Ngoài ra, sự kiện trực tuyến cũng là một phương án tối ưu để phòng ngừa những rủi ro bất khả kháng khi tổ chức.

Mỗi sự kiện đều có những yêu cầu tổ chức khác nhau. Do đó, các tiêu chí để quyết định lựa chọn tổ chức sự kiện trực tuyến hay trực tiếp còn phụ thuộc rất nhiều vào các yêu cầu từ phía doanh nghiệp. Để có thêm thông tin về các hình thức tổ chức sự kiện và được tư vấn chi tiết hơn về từng loại sự kiện, vui lòng gọi đến hotline  0938 699 786 để được hỗ trợ từ đội ngũ tư vấn của Phạm Gia Media.

Với nhiều năm trong ngành tổ chức sự kiện cùng các chuyên gia giàu kinh nghiệm và đội ngũ chuyên viên trẻ, năng động, nắm bắt nhanh công nghệ, Phạm Gia Media luôn nỗ lực mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng với mức chi phí hợp lý.

>> Kinh nghiệm tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

>> Khám phá những ý tưởng tổ chức sự kiện trực tuyến sáng tạo

Châm ngôn của chúng tôi: Uy tín – chính là DANH DỰ
Chất lượng – tạo nên sự KHÁC BIỆT , Sáng tạo – là yếu tố CẠNH TRANH ,Bền vững – giá trị của THÀNH CÔNG

Liên hệ Công ty TNHH Truyền thông Phạm Gia Media

Hotline: 0938 699 786

Email: phamquocnamt@gmail.com.

Fanpage: https://www.facebook.com/PhamGiaMedia.vn/

Địa chỉ: Tầng 2 số 17, đường Hồ Văn Huê, Phường 9, Quận Phú Nhuận, Tp. Hồ Chí Minh.