E-EVENT- Tổ chức Event như thế nào trong mùa dịch ?

Vào mùa dịch bệnh Covid – 19 đang bùng nổ trên toàn thế giới, việc tổ chức một sự kiện thông thường, đặc biệt là những sự kiện với quy mô lớn là rất khó. E-event mở ra xu hướng mới, một giải pháp “cứu cánh” cho các sự kiện trong thời điểm khó khăn này. Cùng tìm hiểu xu hướng Phạm Gia Media đang làm trong giai đoạn hiện nay nhé!

E-event là gì?

E-event là sự kiện được tổ chức trực tuyến, người tham dự sẽ được tham gia thông qua việc tương tác với các thiết bị điện tử (máy tính, laptop, điện thoại,…) có kết nổi Internet trong một “thế giới ảo” thay vì phải trực tiếp có mặt tại địa điểm tổ chức để trải nghiệm như các sự kiện thông thường.

Trong thời điểm dịch bệnh như hiện nay, các đơn vị tổ chức ở Việt Nam đang bắt tay vào việc sáng tạo và cho ra đời những E-events chất lượng và bắt kịp xu hướng của thế giới. Điển hình là sự kiện ra mắt Oppo Find X2 tại Việt Nam được phát trực tuyến trên trang Facebook và kênh Youtube chính thức của Oppo.

E-event có khả năng truyền tải thông điệp của khách hàng mạnh mẽ không thua kém độ phủ sóng của các event truyền thống, bởi nó có thể tiếp cận được với số lượng khán giả khổng lồ từ bất cứ đâu trên thế giới nhờ vào sức mạnh của Internet.

E-event là một bước đi đánh dấu việc bước ra khỏi những cách tổ chức sự kiện truyền thống và tiến đến sự phát triển của ngành Event.

Sự kiện ra mắt Oppo Find X2 tại Việt Nam. Ảnh: techtimes.vn

Các loại hình E-event

Cùng với sự phát triển của công nghệ, E-event đang dần trở nên phổ biến và nằm trong kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp. Để đáp ứng sự đa dạng đó, E-event được thiết kế với khá nhiều loại hình. Mỗi loại sự kiện trực tuyến (E-event) đều có những tính năng độc đáo riêng tùy thuộc vào mục đích của sư kiện và mục tiêu hướng đến khách hàng.

Sau đây là một vài loại hình phổ biến:

• Hội thảo trên web (Webinars): hội thảo trực tuyến cho phép người thuyết trình kết nối với khán giả và trao đổi thông tin.
• Webcasts: một luồng video trực tiếp sự kiện, phát sóng nội dung ở tất cả các khu vực theo dòng diễn biến của event.
• Hội nghị ảo (Virtual Conference): xây dựng một hội nghị truyền thống trong môi trường trực tuyến, tất cả các khu vực của sự kiện như khu lễ tân, sân khấu, trưng bày đều được số hóa thành một địa điểm ảo nhưng mang lại cảm giác dự một sự kiện thật.
• Triển lãm ảo (Virtual Tradeshow): các triển lãm trưng bày cũng như fashion show được đưa vào môi trường trực tuyến, khách hàng hoàn toàn có thể chiêm ngưỡng và tương tác với các sản phẩm từ các tác giả khắp nơi trên thế giới ngay tại ngôi nhà của mình.
• Hội chợ nghề nghiệp ảo (Virtual Career Fair): sự kiện kết nối các nhà tuyển dụng và người tìm việc trong môi trường ảo thay vì chen chúc ở những hội chợ nghề nghiệp lớn.

Tuần lễ thời trang Tokyo 2020 (Tokyo Fashion Week 2020) được diễn ra trực tuyến. Ảnh: Vogue

Cùng hình thức live stream hoặc kết hợp với một nền tảng virtual event, E-event được tạo nên với sự sáng tạo đổi mới, bắt kịp xu hướng và vô cùng phù hợp với thời điểm dịch bệnh hiện tại với chi phí không thể phải chăng hơn.

Những lợi ích mà E-event mang đến

Hiểu được định nghĩa cũng như một số loại hình của E-event, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về những lợi ích mà E-event mang lại:

• Chi phí phải chăng: việc tiết kiệm được chi phí thuê địa điểm, F&B, dàn âm thanh ánh sáng chất lượng cao, một số hạng mục sản xuất … thật sự là một lợi ích rất lớn mà E-event mang lại.
• Không giới hạn số lượng khách tham dự: E-event có thể đến với khách tham dự một cách dễ dàng hơn rất nhiều so với các sự kiện truyền thống. Điều đó có nghĩa là bạn hoàn toàn có thể mở rộng phạm vi và nhận được nhiều hơn sự quan tâm của khách hàng đối với thương hiệu và event của mình.
• Thân thiện với môi trường: E-event giảm tác động của con người thông qua việc giảm khí thải do di chuyển đến địa điểm sự kiện, sử dụng vật phẩm vât liệu để sản xuất sự kiện, …
• Cung cấp dữ liệu để phân tích sau sự kiện cũng như phân tích nhu cầu khách hàng: thống kê data sự kiện để thấy được những ưu và khuyết điểm của sự kiện cũng như hiểu rõ được mong muốn của khách hàng để cải thiện và phát triển các event trong tương lai.
• An toàn và an ninh: an ninh sự kiện hiện nay là một vấn đề chưa được giải quyết tối ưu, do đó E-event là một giải pháp an toàn cho người tham dự. Bên cạnh lí do an toàn, sức khỏe của người tham dự cũng được đảm bảo, nhất là trong mùa dịch Covid-19 hiện nay.

Sân khấu một E-event của Ecovadis. Ảnh: Anh Hoang

Kết luận

Trong diễn biến dịch Covid-19 hiện nay, E-event sẽ là giải pháp “cứu cánh” cho ngành Event nhờ vào nhiều ưu điểm mà nó mang lại. Cùng với sự phát triển của công nghệ, E-event sẽ trở nên rất phổ biến và sẽ trở thành một trong những xu hướng event trên thế giới.