Mẫu chương trình hội nghị khách hàng và những loại hình tổ chức phổ biến

Chương trình hội nghị khách hàng là một trong những hoạt động quen thuộc của hầu hết các công ty, doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, chuyên nghiệp. Về cơ bản, chương trình hội nghị khách hàng đều có quy trình tổ chức tương tự nhau. Vậy tổ chức hội nghị khách hàng gồm những loại hình nào? Mẫu chương trình hội nghị khách hàng ra sao? Để biết kỹ hơn về vấn đề này đừng quên theo dõi hết bài viết này nhé!

Tổng quát các bước xây dựng chương trình hội nghị

Để có một chương trình hội nghị khách hàng thành công, đơn vị tổ chức cần có sự chuẩn bị và thực hiện kỹ càng, rành mạch và ấn tượng. Theo đó, chương trình hội nghị khách hàng cho các công ty, doanh nghiệp gồm 9 bước như sau:

• Xác định đối tượng khách mời tham gia hội nghị.
• Xác định nội dung, thông điệp của hội nghị.
• Xác định địa điểm và thời gian tổ chức hội nghị.
• Xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện.
• Xây dựng kế hoạch truyền thông.
• Xây dựng dự trù ngân sách tổ chức hội nghị.
• Kiểm tra và giám sát tiến độ của các hoạt động đã lên theo kế hoạch cũng như các khâu trong chương trình.
• Tổng kết, đánh giá, đo lường và báo cáo kết quả hội nghị.

Hội nghị tổng kết đầu năm

Các loại hình hội nghị khách hàng phổ biến

Trong các loại hình hội nghị dành cho công ty, doanh nghiệp, có 3 loại hình hội nghị khách hàng phổ biến như sau:

1. Loại hình hội nghị khách hàng

Mục đích của hội nghị khách hàng chính là nhằm tạo ra môi trường để gặp gỡ, trao đổi, lắng nghe, thăm dò, thúc đẩy mối quan hệ… với cả khách hàng cũ và khách hàng tiềm năng.

Bên cạnh khách hàng, các công ty, doanh nghiệp cũng thông qua hội nghị khách hàng để giao lưu, xây dựng mối quan hệ với các đơn vị truyền thông, đối tác và cả các cơ quan công quyền có liên quan.

2. Loại hình hội nghị bán hàng

Hội nghị bán hàng là hoạt động diễn ra khá thường xuyên, tạo môi trường để công ty, doanh nghiệp có thể gặp gỡ, tiếp cận với khách hàng. Thông qua những hội nghị đó, công ty, doanh nghiệp sẽ tạo được ấn tượng tốt với khách hàng của mình. Hội nghị bán hàng đòi hỏi một sự công phu trong việc xây dựng nội dung, thông điệp, kế hoạch nhằm tạo ra sự thu hút đối với khách hàng. 

Hội nghị bán hàng

3. Hội nghị giới thiệu sản phẩm mới

Đây là hội nghị nhằm giới thiệu, ra mắt các dòng sản phẩm mới tới khách hàng. Hội nghị giới thiệu sản phẩm chính là một trong những bước đường đầu tiên mang lại ấn tượng tốt với người dùng. Chính bởi vậy, để có thể tổ chức một hội nghị giới thiệu sản phẩm thành công, ngoài việc để người dùng biết được tính năng, giá trị và sự nổi bật của sản phẩm. Bên cạnh đó còn cần một hội nghị khách hàng có nội dung ấn tượng, thu hút và sâu sắc.

Xây dựng chương trình hội nghị khách hàng cụ thể

Để có được thành công trọn vẹn khi thực hiện, đơn vị tổ chức nên tham khảo mẫu chương trình hội nghị khách hàng như sau:

Xác định mục đích, mục tiêu và đối tượng khách hàng

Việc xác định được mục đích, mục tiêu của chương trình hội nghị khách hàng sẽ giúp đơn vị tổ chức xác định được đối tượng khách hàng, khách mời. Dù là loại hình hội nghị khách hàng nào thì cũng đều cần lấy khách hàng làm trung tâm. Từ đó lấy điểm tựa để triển khai chương trình một cách hiệu quả.

Truy tìm:Những lợi ích khi lựa chọn dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói.

Khách mời trong hội nghị

Mẫu chương trình hội nghị khách hàng chi tiết

Xây dựng chương trình hội nghị khách hàng sẽ có những mục chính như sau:

1. Xác định địa điểm và xây dựng ý tưởng cũng như kịch bản tổ chức

Tìm được một địa điểm phù hợp với số lượng người tham gia, đảm bảo các yếu tố sang trọng, tinh tế, diện tích rộng rãi chính là bước đầu tiên để gây ấn tượng với khách hàng. Việc xây dựng ý tưởng và kịch bản tổ chức sẽ giúp chương trình được triển khai một cách chặt chẽ, thú vị và thành công hơn.

2. Đảm bảo các thủ tục hành chính, giấy phép (nếu có)

Việc chuẩn bị và hoàn thành các thủ này sẽ giúp chương trình được cho phép (đối với các chương trình đòi hỏi điều kiện này) và diễn ra một cách thuận lợi, suôn sẻ.

Xây dựng chương trình hội nghị

3. Xây dựng kinh phí tổ chức

Kinh phí tổ chức là một trong những yếu tố cần thiết để đảm bảo các hạng mục của chương trình được hoàn thiện và sẵn sàng. Trong quá trình xây dựng chi phí, đơn vị tổ chức cần phải đảm bảo tiêu chí đúng và đủ cho các hạng mục cần thiết.

4. Sắp xếp nhân sự

Để đảm bảo một hội nghị khách hàng tổ chức thuận lợi, đúng với kế hoạch chương trình đã đề ra sẽ cần sự chuẩn bị, sắp xếp nhân sự khoa học. Theo đó, chia nhân sự theo từng nhóm công việc có người phụ trách và mỗi nhóm đều phải có sự kết nối nhuần nhuyễn với nhau để đảm bảo chương trình diễn ra trơn tru.

5. Xây dựng và triển khai kế hoạch truyền thông

Sức mạnh của báo chí, truyền thông ngày càng được khẳng định, bởi vậy, hầu hết các chương trình hội nghị khách hàng của các công ty, doanh nghiệp đều chú trọng khâu này. Đơn vị tổ chức có thể mời các báo nhằm thực hiện truyền thông rộng rãi về chương trình cũng như sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng nói riêng và đại chúng nói chung.

Ghim ngay: Những nội dung cần có khi tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp cần biết.

Ban lãnh đạo phát biểu

6. Đơn vị tổ chức sự kiện

Ngày nay, hầu hết các công ty, doanh nghiệp đều phối hợp với các đơn vị tổ chức sự kiện để chọn mặt gửi vàng. Với khả năng tổ chức chuyên nghiệp, các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ mang tới một chương trình thú vị, ấn tượng và chuyên nghiệp.

Mẫu chương trình hội nghị khách hàng giúp công ty, doanh nghiệp có thể thuận lợi hơn trong việc tổ chức các sự kiện này. Từ đó mang hình ảnh, thương hiệu của mình đến gần hơn với khách hàng. Hy vọng với mẫu chương trình mà chúng tôi vừa chia sẻ trên sẽ giúp ích phần nào cho công ty, doanh nghiệp của bạn.

Nếu khách hàng có nhu cầu tổ chức hội nghị khách hàng hay bất kì sự kiện nào thì hãy liên hệ ngay với Phạm Gia Media để được hỗ trợ nhé.