Những yếu tố không thể bỏ qua khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới được ví von như “buổi gặp mặt đầu tiên” giữa thương hiệu và công chúng. Doanh nghiệp có thể đã xây dựng tốt nhận diện thương hiệu trong suy nghĩ của tệp khách hàng đặc trưng, nhưng tại event ra mắt sản phẩm mới, mọi trải nghiệm đều mới và như quay về bước khởi đầu khi công chúng chưa biết rõ về sản phẩm/ dịch vụ sắp ra mắt của nhãn hàng. Vì vậy, gây dựng ấn tượng ban đầu thật tốt trở thành mục tiêu của đội ngũ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới??

Thích ứng cùng với sự phát triển của toàn ngành tổ chức sự kiện, đội ngũ người trẻ của team tổ chức event ra mắt sản phẩm mới đem đến các ý tưởng sáng tạo và độc đáo để tạo nên nhiều hạng mục khác biệt cuốn hút khách tham dự. Phạm Gia Media sẽ không đưa ra cụ thể các concept và ý tưởng cho buổi ra mắt sản phẩm mới vì dựa trên đặc trưng của mỗi nhãn hàng, tính sáng tạo và kết cấu chương trình sẽ do chính thương hiệu đó định hướng. Thế nhưng, các hạng mục cơ bản của một buổi ra mắt sản phẩm mới phải chuyên nghiệp, chỉn chu và thực sự khác biệt để gây ấn tượng với khách tham dự không chỉ bởi trải nghiệm sản phẩm thực tế, mà còn thông qua cảm nhận được chăm sóc, tôn trọng và sự bất ngờ!?

1. Chương trình mở màn khơi gợi ý nghĩa thiết thực của sản phẩm

Không cần hào nhoáng với các tiết mục văn nghệ quá sôi động, tiết mục mở màn sự kiện ra mắt sản phẩm mới có thể gây ấn tượng với khách mời bằng video quay lại quá trình xây dựng nên sản phẩm mới: bắt đầu từ bước brainstorm, lên ý tưởng, cho tới lúc thực hiện và kết lại bằng những thước phim lưu lại khoảnh khắc trải nghiệm thử sản phẩm của một nhóm khách hàng. Đối với các nhãn hàng công nghệ, công ty hoàn toàn có thể bắt đầu sự kiện bằng trải nghiệm thực tế của sản phẩm mới này. Để ấn tượng hơn, ban tổ chức có thể khéo léo lồng ghép hiệu ứng âm thanh ánh sáng, tương tác LED xuyên suốt chương trình mở màn. Điểm lại những hạng mục cơ bản và cần thiết khi xây dựng chương trình mở màn:

• Ý tưởng phù hợp với nhãn hàng
• Công nghệ sân khấu chắc chắn,
• Hệ thống trình chiếu : LED, Âm Thanh, Ánh Sáng.

2. Không gian chụp hình, giao lưu với khách tham dự sôi nổi cùng nhiều hoạt động thú vị

Khoảng thời gian check-in, đón khách, nghỉ giữa giờ và kết thúc sự kiện trở thành thời điểm lý tưởng để kết nối các mối quan hệ (networking) và thể hiện mức độ chăm sóc khách hàng của thương hiệu tốt hay trung bình. Trong thời điểm trên, khách tham dự mong muốn chụp hình lưu niệm tại backdrop của sự kiện nhưng sau đó, nếu không có hoạt động khác đi kèm sẽ khiến không khí sự kiện lắng xuống và nhàm chán.. Đặc biệt, các hoạt động trong khu vực đón khách chính là điểm sáng trong công tác tổ chức event để có thể giữ chân họ trong những giờ nghỉ giải lao và sau khi sự kiện kết thúc, để trải nghiệm sản phẩm nhiều hơn nhằm tiến tới hành vi mua hàng.

Bên cạnh các gian hàng của nhà tài trợ sự kiện, một số hoạt động nên được tổ chức trong khu vực đón khách:

• Ẩm thực tea-break: Bàn trà bánh ngọt ngào được trang trí bắt mắt trở thành chiếc cầu nối các câu chuyện và mở ra cơ hội giao tiếp cho các khách tham dự.

• Bàn Cocktails và Welcome Drink: Khi tổ chức các sự kiện ra mắt sản phẩm mới có tính chất sang trọng, nên chuẩn bị các bàn cocktails cùng với rượu vang, hoặc nước uống đặc biệt để đón khách trở thành một chuẩn mực trong giới kinh doanh.

• Gian hàng trưng bày và trải nghiệm sản phẩm: Một sự kiện ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp luôn cần tăng cường nhận diện thương hiệu sản phẩm. Do đó, gian hàng trải nghiệm thực tế là hạng mục không thể thiếu và nên được đặt trong khu vực đón khách để thu hút sự chú ý của công chúng.

• Khu vực chụp hình đặc trưng phong cách sản phẩm: Truyền thông báo chí luôn được mời tham dự sự kiện và để tăng tính nhận diện thương hiệu khi đưa tin, khu vực chụp hình thường được ban lãnh đạo ưu ái tận dụng làm không gian phỏng vấn cùng các phóng viên. Nhiệm vụ của ban tổ chức phải ấn tượng hóa backdrop chụp hình với các tiểu cảnh đi kèm, để không những tạo dựng không gian đẹp cho khách tham dự, mà hình ảnh thương hiệu trên truyền thông đại chúng cũng trở nên chuyên nghiệp và độc đáo.

3.  Địa điểm tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới phải phù hợp và đảm bảo chất lượng dịch vụ

Không gian và quy mô sự kiện là yếu tố cần được ưu tiên hàng đầu. Nhà tổ chức sự kiện phải chú ý ước tính và kiểm soát số lượng khách tham dự ngay từ bước lên kế hoạch để lựa chọn địa điểm phù hợp. Sự kiện quy mô nhỏ nhưng tổ chức trong một địa điểm quá rộng sẽ khiến không gian mất đi nét ấm cúng và trở nên trống trải. Đặc biệt, khi lựa chọn địa điểm sự kiện, đội ngũ tổ chức event nên chú ý tìm hiểu về cơ sở vật chất được trang bị như sảnh tiệc mới, sang trọng cùng âm thanh, ánh sáng hiện đại, và hệ thống trình chiếu phù hợp ( màn hình LED hoặc máy chiếu). Bên cạnh đó, đội ngũ phục vụ và chăm sóc khách hàng của địa điểm trở thành bạn đồng hành của chính ban tổ chức để quan tâm và hỗ trợ các vị khách tham dự, vì vậy chất lượng dịch vụ của địa điểm phải chuyên nghiệp và cao cấp để hình ảnh của sự kiện trong mắt công chúng luôn đẹp và tinh tế.

Nắm rõ và đầu tư chu đáo cho 3 hạng mục cơ bản trên, nhà tổ chức event ra mắt sản phẩm mới sẽ có thể tự tin phát triển thêm nhiều ý tưởng lớn, để tạo nên dấu ấn khó phai trong nhận thức của khách quan tham dự. Thêm vào đó, hãy luôn nhớ rằng, các đơn vị địa điểm tổ chức sự kiện chính là người chiến hữu quan trọng của team tổ chức  event để cùng kiến tạo “buổi gặp mặt đầu tiên” thành công vang dội!

Phạm Gia Media thấu hiểu tầm quan trọng của event ra mắt sản phẩm mới! Chúng tôi mong muốn được tư vấn cho khách hàng về các khâu chuẩn bị sự kiện theo nhu cầu của quý công ty.