4 nguyên tắc quan trọng để truyền thông sự kiện, bạn đã biết chưa?

Thu hút người tham dự event không đơn giản chỉ là thành công trong việc mời họ đến tham dự event của bạn, mà còn là để họ có những phản hồi tốt giúp mọi người biết đến nhiều hơn về thương hiệu công ty (words of mouth). Có phải bạn đang gặp những vấn đề:

Muốn marketing sản phẩm/ dịch vụ qua event nhưng không biết làm thế nào để lôi kéo người tham gia?
Sự kiện đã đến rất gần nhưng số người đăng ký tham dự chỉ tính trên đầu ngón tay?
Nhiều người thậm chí hoàn toàn không biết đến sự kiện của bạn?
Dù bạn đã nỗ lực rất nhiều để lôi kéo khách mời nhưng họ vẫn thờ ơ khi nhận thông tin?

thì chắc chắn bài viết này sẽ cực kỳ hữu ích với bạn! 3A sẽ đưa ra cho bạn 4 nguyên tắc quan trọng để tăng mạnh lượt đăng ký tham dự, đưa sự kiện của bạn “go viral”!

1. Xác định đúng đối tượng khách mời

Xác định đúng đối tượng thực sự rất quan trọng. Bạn phải dự kiến được danh sách khách mời cho sự kiện và xem xét dựa trên các yếu tố: Họ có đúng là đối tượng mà bạn muốn “target” cho sự kiện lần này không? Họ có nhu cầu tham dự thật sự không? Họ có sẵn sàng dành thời gian và chi phí để đến với bạn không? …

Hãy tự phác thảo cho mình một avatar của khách mời sự kiện bao gồm có các tiêu chí thật rõ ràng cụ thể như: lứa tuổi, giới tính, sở thích, những điều mà họ quan tâm thật sự hay thậm chí cả những nỗi băn khoăn, sợ hãi của họ – chính là giá trị mà bạn sẽ đem lại cho họ.

Ví dụ, khi bạn muốn tổ chức một sự kiện quảng bá một phần mềm quản lý khách hàng cho doanh nghiệp thì đối tượng bạn cần hướng đến là: Chủ doanh nghiệp có tập khách hàng lớn đang tìm kiếm giải pháp quản lý danh sách đó, đang muốn cải tổ – nâng cao hiệu suất kinh doanh, hoặc những người đã sử dụng phần mềm quản lý khách hàng nhưng chưa tối ưu được hiệu quả ….

2. Tận dụng tối đa kênh truyền thông Social Media

Mạng xã hội – kênh lan truyền phổ biến nhất hiện nay

Bạn có một kế hoạch chương trình thật sự thú vị? Bạn có một team tổ chức sự kiện bừng bừng nhiệt huyết? Bạn đã lên danh sách những vị khách mà bạn thật sự muốn họ có mặt trong event lần này? Hãy lên kế hoạch truyền thông nào!

Khi nói đến các kênh marketing để thu hút sự quan tâm, lan truyền, tạo ra tương tác thì social media là kênh truyền thông hàng đầu. Lượng cập nhật social media lớn nhất thuộc về quotes (trích dẫn) và các loại hình đa phương tiện (multimedia – như hình ảnh, video) được chia sẻ trong quá trình diễn ra sự kiện (chiếm 36% toàn bộ lượng tin cập nhật). Hãy tạo các bản tin có thể chia sẻ rộng rãi, surveys, polls hay thậm chí là các teaser, trailer, phát sóng trực tiếp (live stream)… chương trình của bạn.

Ngoài ra, vẫn nên vận hành song song các kênh PR truyền thống như dán poster, băng rôn, đặt standee ở những nơi tập trung đông người, tạo cho người tham dự không gian đẹp để quay phim chụp ảnh kỷ niệm, đưa thông tin sự kiện lên website chính thức của công ty và đảm bảo việc cập nhật thông tin sự kiện thường xuyên liên tục nhất có thể.

3. Các tương tác hậu sự kiện

Lắng nghe những phản hồi của khách mời giúp bạn trưởng thành, chuyên nghiệp hơn trong các sự kiện sau

Không nên bỏ qua công tác marketing hậu sự kiện. Bởi công tác truyền thông sự kiện thu hút khách mời tham dự là một quá trình xuyên suốt trước – trong – và sau sự kiện. Sự kiện kết thúc không có nghĩa là mọi tương tác chấm dứt hẳn. Thống kê cho thấy 18% tổng số bài viết trên mạng xã hội vẫn xoay quanh vấn đề sự kiện – nghĩa là gần như cứ 5 bài post về sự kiện thì có 1 bài post nói đến chương trình. Do vậy:

Đừng quên ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện, đưa lên các kênh thông tin để thấy được chương trình của bạn thú vị, hấp dẫn đến chừng nào.
Hãy cổ vũ mọi người đăng lên trang cá nhân trên mạng xã hội những hình ảnh, video, hay bày tỏ trải nghiệm, cảm xúc vui vẻ của họ để mọi thứ được “go viral” – đây chính là cách marketing cực kỳ hiệu quả mà không tốn chi phí.
Lắng nghe ý kiến đánh giá khách mời. Bên cạnh những nhận định tích cực, đừng bỏ qua những phản hồi góp ý. Chính những điều này sẽ giúp bạn trưởng thành và chuyên nghiệp hơn trong những lần tổ chức sau!

4. Tạo cho khách mời cảm giác “thiệt thòi” nếu như họ không tham dự (FOMO)

Chia sẻ những bức ảnh hậu trường “hoành tráng”

FOMO (viết tắt của Fear of Missing Out) mô tả cảm giác thiệt thòi, thậm chí là “sợ hãi” khi bị bỏ lỡ một điều gì đó thực sự có giá trị. Đây là điều quan trọng nhất mà bạn nên dành sự quan tâm đặc biệt, quyết định khách mời có tham dự sự kiện của bạn hay không. Để tạo cảm giác FOMO, tăng động lực tham dự cho khách mời, thì các content thông tin của bạn nên tập trung vào những điều đặc biệt riêng có tại sự kiện:

Diễn giả, KOLs, khách mời nổi tiếng giàu kinh nghiệm. Được gặp gỡ giao lưu với người nổi tiếng – thật sự khách mời của bạn khó có thể chối từ!
Hình ảnh hậu trường, show cho khách mời sự chuẩn bị của bạn, để họ cảm thấy đây là một sự kiện hoành tráng, công phu không thể bỏ lỡ!
Giới hạn chỗ ngồi – những gì càng hiếm có, giá trị của chúng càng cao. Do vậy hãy cập nhật tình hình đăng ký tham dự với những Title kích thích người đọc, chẳng hạn “Chỉ còn 30 chỗ cuối cùng cho những người nhanh tay đăng ký nhất!” ….
Quà tặng sự kiện hấp dẫn: ai cũng thích được tặng quà. Và chắc chắn khách mời sẽ cảm thấy vô cùng thích thú và bất ngờ khi được nhận một món quà từ sự kiện có in logo hoặc slogan ý nghĩa. Quà tặng hấp dẫn sẽ thúc đẩy động lực tham dự sự kiện của mọi khách mời. Được tặng những sản phẩm nhỏ xinh và hữu ích, họ sẽ luôn mang theo sử dụng bên mình. Món quà sẽ nhắc nhở họ luôn nhớ về thương hiệu công ty bạn, những kỷ niệm khó quên của sự kiện. Và khi người thân, bạn bè, đồng nghiệp được họ giới thiệu về món quà này thì sao nhỉ? Quà tặng sự kiện luôn là một cách marketing, branding cực kỳ hiệu quả!