Quyết định chọn địa điểm tổ chức sự kiện, dựa vào yếu tố nào?

Thành công hay thất bại của một sự kiện cùng tùy thuộc ít nhiều vào địa điểm được chọn lựa để tổ chức. Có nhiều yếu tố khác nhau dẫn bạn đến quyết định để lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện nào đó. Vậy những yếu tố đó là gì?

Tính chất của sự kiện

Cần phải lưu ý đặc biệt đến điểm này khi muốn chọn địa điểm tổ chức sự kiện hợp lý. Đơn cử một ví dụ đơn giản về việc cùng là một bữa tiệc tất niên dành cho công ty, nếu đó là một bữa tiệc thân mật giữa những đồng nghiệp trong công ty với nhau, mọi người đến vui chơi, ăn uống và tâm sự mang tính chất nội bộ thì một không gian đơn giản, ấm cúng thôi cũng được rồi. Còn nếu bữa tiệc tất niên này còn có sự góp mặt của những cổ đông lớn, những đối tác quan trọng, những khách hàng tiềm năng nữa thì vai trò của nó đâu chỉ là một bữa tiệc, đó còn mang tính chiến lực và kinh doanh của công ty nữa. Dĩ nhiên không gian sẽ phải sang trọng và lịch lãm hơn rất nhiều.

Số lượng khách mời tham gia sự kiện

Nếu không gian quá nhỏ bé so với số lượng khách tham gia thì bạn gặp rắc rồi rồi đấy, những người tham dự sẽ cảm thấy cùng khó chịu, bức bối khi không có đủ chỗ ngồi, không khí cũng rất ngột ngạt. Và người ta sẽ đánh giá là công tác chuẩn bị, lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thiếu chuyên nghiệp. Còn nếu ngược lại, không gian tiệc thì quá lớn mà người tham gia bữa tiệc lại bị lọt thỏm thì có lẽ bạn đã phô trương quá rồi. Việc lựa chọn không gian phù hợp với số lượng khách mời vừa cân bằng chi phí, vừa thể hiện được đẳng cấp của đơn vị tổ chức đấy.

Vị trí của địa điểm tổ chức sự kiện

Nếu đó là sự kiện dành cho công ty thì tốt nhất là nằm ở khu vực gần trụ sở của công ty chứ không nên xa quá. Nó vừa giúp người ta dễ biết, dễ tìm đến địa điểm tổ chức sự kiện mà người đi dự cũng sẽ không cảm thấy phiền khi phải rong ruổi đến một nơi nào xa lạ khác.

Chú ý đến vấn đề thời tiết

Nếu như đang vào mùa mưa mà bạn lại bạo gan lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời thì quả là không thể chấp nhận được. Hoặc nếu đó là những ngày mùa hè nóng nực, thì chắc hẳn ai cũng thích ra ngoài, đi dự tiệc vào buổi tối mát mẻ hơn.

Thành phần khách tham dự

Thường nếu là những khách mời cấp cao, một không gian khách sạn 5 sao sang trọng là sự lựa chọn thông minh nhất. Nếu trong sự kiện có thể có nhiều trẻ em tham dự thì công viên, khu du lịch ngoài trời sẽ có không gian cho các bé vui chơi nhiều hơn đấy.

Trên đây là những yếu tố mà khách hàng nên quan tâm đến khi quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện của mình. Tuy nhiên, cũng nên chú ý xem cung đường đó có hay bị kẹt xe, khu vực đó có an ninh không và bãi đỗ xe có thực sự thoải mái không nhe. Quan tâm đến khách hàng của mình một chút thì phần trăm thành công của sự kiện tăng lên rất nhiều đấy.

———————————————————–

Liên hệ Công ty Sự kiện Truyền thông Phạm Gia Media:

Website: http://phamgiamedia.vn/

Fanpage: https://www.facebook.com/PhamGiaMedia.vn/

Địa chỉ: Lầu 2, số 17 Hồ Văn Huê, phường 9, quận Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh.

SĐT: Mr Nam – 0938 699 786.