Các bước tổ chức sự kiện khai trương cho công ty

Tổ chức sự kiện khai trương – vừa là phát súng đầu tiên trong công việc kinh doanh của một doanh nghiệp, vừa là hoạt động có giá trị truyền thông, giữ vị trí quan trọng trong kế hoạch xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Vì thế, hoạt động đầu tiên này cần được tổ chức hoàng tráng để thu hút sự chú ý từ cộng đồng, đối tác và những khách hàng tiềm năng.

Để làm được điều này, cần có một ekip có năng lực chuyên môn cũng như hoạch định ra được những bước đi đúng đắn. Và mọi thứ cần được thực hiện theo đúng trình tự của nó.

Ý tưởng chương trình tổ chức sự kiện khai trương và dự trù ngân sách

Để tổ chức sự kiện khai trương thì bạn có khá nhiều sự lựa chọn khác nhau. Đó có thể là tiệc mặn, tiệc ngọt tea break,… có sự tham gia của các bạn bè, đối tác làm ăn và các đơn vị bảo trợ truyền thông. Đây chính là phương pháp để có thể tiếp cận khách hàng cũng như tiếp thị sản phẩm, dịch vụ của đơn vị mình một cách nhanh chóng và ấn tượng nhất.

Khi đã có ý tưởng chương trình tổ chức sự kiện khai trương rồi, sẽ diễn ra những cái gì và như thế nào thì hãy lên một danh sách chi tiết những khoản cần chi tiền trong suốt quá trình chuẩn bị và diễn ra sự kiện. Cụ thể những khoản chi cần thiết như thiệp mời, phụ kiện trang trí, quà tặng cho khách mời, đồ ăn, nước uống,…Tùy thuộc vào ngân sách cũng như khả năng chi trả của công ty mà có thể linh hoạt thay đổi sao cho phù hợp nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng chương trình.

Lên timeline chương trình tổ chức sự kiện khai trương

Dựa vào timeline này mà bạn có thể tiến hành các công việc một cách hợp lý và khoa học nhất. Thời gian nào thì sẽ tiến hành công việc gì là phù hợp nhất. Ví dụ như công đoạn lên danh sách khách mời, in ấn thiệp là phải chuẩn bị trước. Khi đã có danh sách khách mời rồi, dựa vào đó mà kiểm soát được số lượng của của những thứ còn lại.

Đồng thời, cần phải phân chia nhiệm vụ cụ thể, ai sẽ đảm nhận những công việc nào và lên deadline rõ ràng để mọi người đều có tinh thần trách nhiệm trong công tác tổ chức này.

Nếu được, có thể chạy thử chương trình để cân bằng thời gian cũng như kịp thời phát hiện, khắc phục được những sự cố, sai sót có thể xảy ra.

Khéo léo thể hiện thương hiệu, hình ảnh của doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện khai trương

Điều này không quá cao siêu đâu. Bạn có thể dẫn khách mời tham gia một vòng tham quan công ty của bạn sau khi cắt băng khánh thành chẳng hạn. Tông màu trang trí chủ đạo, màu sắc của các loại vật dụng, đồ ăn cùng dựa trên màu sắc logo của công ty.

Sau chương trình, tặng kèm một vài món quà nhỏ là sản phẩm của công ty để khách hàng dùng thử.

Xác định mục tiêu hướng đến sau khi tổ chức sự kiện khai trương

Như đã đề cập lúc ban đầu, tổ chức sự kiện khai trương không chỉ đơn thuần là một sự kiện chúc mừng công ty ra mắt, chính thức hoạt động mà nó còn phải mang ý nghĩa chiến lược tốt. Cụ thể, tại sự kiện khai trương này, phải tiếp cận được những đối tượng khách hàng tiềm năng; tạo được ấn tượng tốt, sâu sắc với các đối tác cũng như tự tạo cho mình cơ hội hòa nhập với các doanh nghiệp trong cùng lịch vực hoặc có liên quan

Đừng quên mời những nhân vật trong chính quyền của khu vực tổ chức sự kiện khai trương cũng như nơi đặt trụ sở công ty, để họ thấy được sự nghiệm túc của mình. Đồng thời, lên kế hoạch truyền thông rõ ràng từ sớm, có sự tham gia của các trang báo, tờ báo. Họ sẽ giúp quảng bá thương hiệu vô cùng tốt đấy nhé.

————————————————————————–