Công tác hậu cần trong tổ chức sự kiện

Công tác hậu cần trong tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu, thành công của chương trình. Đặc biệt, công tác hậu cần bao gồm nhiều hoạt động phức tạp liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau.

CÔNG TÁC HẬU CẦN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐÓNG VAI TRÒ GÌ?

Hoạt động hậu cần trong tổ chức sự kiện lâu nay được hiểu là những công việc nhỏ nhặt phía sau hậu trường và người làm hậu cần là “chân chạy việc” vặt không quan trọng. Tuy nhiên, điều đó có thật sự đúng trong quá trình tổ chức sự kiện?

Theo các nhà tổ chức giàu kinh nghiệm, hậu cần không chỉ là những công việc nhỏ làm trước khi bắt đầu sự kiện mà còn bao gồm các hạng mục phức tạp khác diễn ra xuyên suốt mà từ đó giúp chương trình thành công. Nó đóng vai trò quan trọng mang đến sự liên kết trong khi Event được triển khai. Các hoạt động hậu cầu giúp các yếu tổ chức, nguồn lực được đảm bảo để chương trình sự kiện được tiến hành theo đúng mục tiêu đặt ra.

Và người làm công tác hậu cần được coi là người hùng thầm lặng trong suốt quá trình sự kiện diễn ra. Họ không xuất hiện dưới ánh hào quang trên sân khấu giống MC dẫn chương trình hay những vị đại biểu, khách mời vinh dự. Mà thay vào đó, họ là người nhân viên sự kiện đang tất bật để cố gắng mang đến cho người tham dự chương trình một sự kiện hoàn hảo nhất.

Với công tác hậu cần luôn đòi hỏi những người quản lý phải có kiến thức, kỹ năng tổng hợp để khắc phục cũng như đưa ra được nhiều phương án giải quyết các tình huống rủi ro xảy ra. Bên cạnh đó, mỗi nhân viên hậu cần đóng vai trò là một mắt xích liên kết với nhau để hoàn thành công việc được tối ưu nhất.

Có thể nói, chúng ta khó mà tạo được sự kiện thành công nếu không có sự hỗ trợ của công tác hậu cần.

CÔNG TÁC HẬU CẦN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

• Lên kế hoạch hậu cầu

Với bất kỳ một sự kiện nào cũng đều cần lên kế hoạch, đặc biệt trong công tác hậu cần. Bản kế hoạch sẽ là kim chỉ nam xác định những bước đi, hướng làm việc cho nhân viên sự kiện. Các công việc mà nhân viên hậu cần làm như lắp đặt, thiết kế sân khấu sự kiện, truyền thông sự kiện, setup chương trình đều cần được lên kế hoạch để tránh chồng chéo, gây mâu thuẫn.

• Xây dựng đội ngũ nhân viên hậu cần

Hoạt động hậu cần là sự kết hợp của tất cả các nguồn lực bao gồm nhân lực và vật lực. Với đầu công việc lớn, chương trình cần số lượng lớn nhân viên nhân sự, các nhóm nhân sự để hoàn thành cho kịp tiến độ sự kiện. Các nhân viên tổ chức sự kiện cần có kỹ năng làm việc nhóm, kết hợp ăn ý với nhau, có khả năng khắc phục nhiều tình huống phát sinh bất ngờ.

• Kiểm soát và phối kết hợp các hoạt động hậu cần

Việc triển khai công tác hậu cần luôn gắn liền với hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế những sai sót diễn ra trong quá trình tổ chức sự kiện. Công tác kiểm soát và phối hợp hậu cần mang tính tất yếu trong tất cả các loại hình sự kiện, từ tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành hay tổ chức sự kiện âm nhạc.

• Dự tính và xử lý các rủi ro trong sự kiện

Tổ chức sự kiện với nhiều rủi ro diễn ra rất đa dạng, trong đó nguyên do từ nhà cung cấp dịch vụ, nhân viên, hay từ chính khách mời. Thậm chí nhiều tình huống bất khả kháng nên vai trò hoạt động hậu cần được chú trọng hơn.

Tổ chức Event hiện nay được đánh giá là công cụ marketing đắc lực để doanh nghiệp tiến gần đến khách hàng, truyền thông quảng bá thương hiệu của mình. Chính vì vậy, mà công tác hậu cần trong tổ chức sự kiện ngày càng được đánh giá cao.