Mẫu kịch bản hội nghị khách hàng với 7 bước dẫn tới thành công

Hội nghị khách hàng là sự kiện được doanh nghiệp tổ chức với mục đích đối thoại, liên kết hay tham dò. Ý kiến từ các khách mời, nhà đầu tư nhằm duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại.

• Và thu hút khách hàng tiềm năng trong tương lai với mục đích nhằm tạo sức cạnh cho doanh nghiệp.
• Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng có thể gặp gỡ, giao lưu với đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền từ hội nghị này.
• Nhằm tăng cường mối quan hệ, xây dựng hình ảnh sản phẩm và thương hiệu của công ty, doanh nghiệp mình.
• Ngoài xác định mục đích tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng các công ty, doanh nghiệp cần xác định được kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng sao cho chuyên nghiệp, thành công nhất.

Nội dung bài viết:

 HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG CHUYÊN NGHIỆP VỚI 7 BƯỚC

Xây dựng kịch bản hội nghị khách hàng quý công ty, doanh nghiệp cần nắm bắt qua các bước sau:

1. THỜI GIAN TỔ CHỨC

• Thời gian tổ chức nên được chọn vào cuối tuần
• Nên lưu ý ngày cuối tuần mọi người thường dậy muộn hơn. Để tránh làm phiền thì khung giờ hợp lý nhất để tổ chức sự hiện là 14h – 16h chiều, 17h đến 20h tối.

2. ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC

• Nên chọn địa điểm dễ tìm
• Giao thông thuận tiện để khách hàng dễ tìm đến.
• Có thể là đặt tại các công ty cung cấp dịch vụ, khách sạn, trung tâm hội nghị, hội thảo, …
• Nhưng cần chú ý địa điểm tổ chức này có đủ khả năng đảm bảo quy mô sự kiện, các chương trình diễn ra trong sự kiện
• Cần đảm bảo thiết bị âm thanh ánh sáng đầy đủ, cách trang trí theo đúng chủ đề, bàn ghế cho khách hàng ngồi ổn định, thoải mái để truyền đạt thông điệp một cách tốt nhất.

3. XÂY DỰNG KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH

• Để có một hội nghị khách hàng thành công thì việc chuẩn bị kịch bản không thể sơ sài được, việc kịch bản không tốt.
• Có thể dẫn đến những kết quả xấu cho buổi hội nghị của doanh nghiệp như: khách hàng cảm thấy buồn chán, không tập trung khiến buổi sự kiện trở nên không được suôn sẻ .
• Xây dựng kịch bản, mẫu lời dẫn chương trình hội nghị khách hàng chuyên nghiệp.
• Chính vì thế nội dung trong kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng phải được lên sẵn phần nào diễn trước phần nào diễn sau, điểm nhấn ở đâu nhằm tri ân khách hàng, gây ấn tượng và truyền đạt thông điệp cho khách hàng nắm bắt được.
• Đảm bảo mọi công tác được chuẩn bị sẵn sàng trước, trong và sau sự kiện.

4. CHUẨN BỊ LẬP KẾ HOẠCH, PHÂN CÔNG, ĐIỀU PHỐI CÔNG VIỆC

Ban tổ chức nên cần phân chia các phần:

• Phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng người.
• Lập bảng kế hoạch tiến độ thường xuyên kiểm tra, giám sát.
• Lập tổ hoạt động chia thành nhóm nhỏ để thực hiện:
• Đối ngoại: Phụ trách giấy mời, gửi thư mời đến tay khách hàng.
• Hậu cần: Setup hội trường, chuẩn bị quà tặng, phương tiện giao thông.
• Lễ tân: Phụ trách tiếp đón khách, đưa khách vào hội trường, hướng dẫn ổn định chỗ ngồi cho khách hàng.
• An ninh đảm bảo các công tác an toàn cho sự kiện.
• Chuẩn bị các trường hợp phòng bị nếu có sự cố xẩy ra để tránh chương trình bị gián đoạn.

5. GỬI THƯ MỜI

• Gửi thư mời là công việc dành cho nhóm đối ngoại nhưng trước khi gửi thư mời cần thống kê số lượng khách hàng cụ thể, bao gồm những ai tham dự.
• Thư mời cần được gửi trước sự kiện 07 ngày và trong nội dung cần ghi rõ nội dung, địa điểm chi tiết.
• Tránh gửi thiếu thư, đối với những khách hàng VIP tùy theo yêu cầu sẽ có những cách mời riêng đối với những khách cụ thể

6. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI CHƯƠNG TRÌNH DIỄN RA

Bố trí không gian tổ chức hội nghị:

• Bố trí vị trí cửa ra vào
• Treo khẩu hiệu chào mừng
• Đặt sẵn bản chỉ dẫn khách mời để đi lại dễ dàng
• Trưng bày sản phẩm của công ty, doanh nghiệp
• Treo slogan, khẩu hiệu chính lên sân khấu
• Treo logo của công ty, doanh nghiệp
• Trước khi bắt đầu nên có sự tổng duyệt để có sự sẵn sàng nhất định

Ngoài ra sẽ có các công việc khác chuẩn bị cho khách mời như quà tặng cho khách, ghi hình giới thiệu sản phẩm.

7. KẾT THÚC

Sau khi kết thúc chương trình, doanh nghiệp sẽ tặng quà khách mời và tiễn khách về chu đáo. Những món quà phổ biến trong tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng thường là những quyển sổ tay (có in logo doanh nghiệp), bút bi. Đó đều là những vật dụng không thể thiếu trong môi trường làm việc văn phòng.

Hãy chuẩn bị cho công t, doanh nghiệp của bạn một kịch bản chất lượng, chi tiết để mang tới sự thành công.

Châm ngôn của chúng tôi: Uy tín – chính là DANH DỰ
Chất lượng – tạo nên sự KHÁC BIỆT , Sáng tạo – là yếu tố CẠNH TRANH ,Bền vững – giá trị của THÀNH CÔNG

Liên hệ Công ty TNHH Truyền thông Phạm Gia Media

Hotline: 0938 699 786

Email: phamquocnamt@gmail.com.

Fanpage: https://www.facebook.com/PhamGiaMedia.vn/

Địa chỉ: Tầng 2 số 17, đường Hồ Văn Huê, Phường 9, Quận Phú Nhuận, Tp. Hồ Chí Minh.