Tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài chiếu theo quy định của Nhà Nước thì đơn vị tổ chức cần phải có giấy tờ, thủ tục hồ sơ để cấp phép tổ chức sự kiện. Tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng có kinh nghiệm trong việc hoàn thành các thủ tục tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài.

Những buổi tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài có thể được tổ chức theo nhiều các hình thức khác nhau từ gặp mặt trực tiếp hay trực tuyến ở trên lãnh thổ của nước Việt Nam đều phải có sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền. Các hình thức tổ chức sự kiện có thể kể đến như: Hội thảo do các công ty nước ngoài tổ chức, những sự kiện âm nhạc lớn nhỏ, những sự kiện có sự tài trợ của các cá nhân, đơn vị nước ngoài,… Tuy nhiên, để có thể được đứng ra tổ chức sự kiện tại Việt Nam thì yêu cầu các tổ chức, đơn vị nước ngoài cần phải thực hiện các thủ tục để xin cấp phép tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài tại các cơ quan nhà nước Việt Nam có thẩm quyền.

Hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài

Một bộ hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài yêu cầu phải có những loại giấy tờ sau:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức sự kiện
Giấy ủy quyền ( trong trường hợp đơn vị tổ chức được ủy quyền đứng ra tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài )
Ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu có)
Một số chương trình cần cung cấp thêm nội dung cho chương trình tổ chức và danh sách khách mời tham dự
Đơn xin tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam: trong đơn cần phải ghi rõ lý do tổ chức sự kiện; chủ đề của sự kiện là gì; thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện, ghi rõ địa điểm địa điểm; hình thức tổ chức sự kiện là gì và công nghệ được lựa chọn cho sự kiện diễn ra ( nếu tổ chức sự kiện trực tuyến)
Người chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện, các thành phần tham gia (đính kèm danh sách)

Quy trình xin cấp phép tổ chức sự kiện mang yếu tố nước ngoài

Hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài có thể nộp trực tuyến hoặc nộp trực tiếp đến sở Thông tin và Truyền thông. Các bước nộp hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện trực tiếp được tiến hành qua các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của sở thông tin và truyền thông.

Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ sẽ được tiếp nhận và được ghi biên nhận tiếp nhận hồ sơ theo đúng quy trình. Trong trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài chưa đủ hoặc chưa hợp lệ thì tổ chức cần phải bổ sung và hoàn thiện thêm hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả giải quyết hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ theo như lịch hẹn ghi trong giấy biên nhận tiếp nhận hồ sơ.

Hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài sẽ được giải quyết trong thời gian 10 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ của đơn vị tổ chức, chính vì thế doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép khoảng 20 ngày trước khi thời gian tổ chức sự kiện diễn ra để đảm bảo quy trình được diễn ra theo đúng dự định.