Vai trò của truyền thông nội bộ

Hiện nay ngoài công tác truyền thông bên ngoài, nhiều công ty chú trọng và làm tốt vai trò truyền thông nội bộ. Đây là một trong những cách làm cho doanh nghiệp ngày càng vững mạnh. Chúng ta cùng tìm hiểu lý do tại sao truyền thông nội bộ lại quan trọng?

Truyền thông nội bộ ( trong tiếng Anh là Internal communications) là công tác truyền đạt thông tin giữa thành viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức hay một doanh nghiệp với nhau.

Giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên.
Thúc đẩy giao tiếp hiệu quả giữa những người trong một tổ chức. Điều này có thể có nghĩa là bất cứ điều gì từ việc thông báo một chính sách mới hoặc thông báo cho mọi người về một sự kiện sắp tới, đến việc thực hiện một cuộc kiểm tra văn hóa hoặc cam kết trên toàn tổ chức. Nó liên quan đến việc sản xuất và đưa ra các thông điệp và chiến dịch thay mặt cho

Vai trò của truyền thông nội bộ:

1.Truyền thông nội bộ giúp truyền tải/ thông báo thông tin

Trước tiên, truyền thông nội bộ mang ý nghĩa đầu tiên là: thông tin cho các thành viên trong tập thể về các hoạt động, sự kiện, các thay đổi chính sách, sáng kiến, thay đổi số lượng nhân viên…Và cập nhật về tình hình của doanh nghiệp, Việc này giúp tạo ra cảm giác minh bạch, cởi mở và sự tôn trọng nhân viên. Tránh cảm giác nhân viên trong tập thể chỉ có cảm giác làm, làm và làm mà không biết các hoạt động, tình hình phát triển doanh nghiệp.

Đây cũng là cách thỏa mãn khao khát thông tin về công ty, dự án mà họ đang làm việc, đang nổ lực đóng góp. Truyền thông nội bộ khi được làm tốt giúp các thành viên có một bức tranh tổng thể mà họ là những nhân tố làm cho nó hoàn chỉnh và hoàn mỹ.

2. Truyền thông nội bộ mang đến cho mọi người cái nhìn tổng thể hơn về tổ chức doanh nghiệp.

Thông tin liên lạc nội bộ thường được coi là thông điệp từ trên xuống, được truyền tải bởi các nhà lãnh đạo để sử dụng nhân viên. Nhưng thực chất, đó là sự trao đổi từ 2 phía: Nhà lãnh đạo mong muốn thông tin của mình được chú ý. Còn nhân viên thì thấy ở đó họ được tôn trọng, họ có tiếng nói với cấp trên.

Nói cách khác, đó không phải là việc thu hút thụ động bằng thông điệp phù hợp; thay vào đó thúc đẩy giao tiếp hai chiều về những gì đang xảy ra tại tổ chức. Nhân viên cảm thấy rằng họ rất quan trọng và kênh truyền thông nội bộ chính là tạo ra sự tương tác.

Điều này đặc biệt hiệu quả nếu tin tức không chỉ được ủy quyền cho bộ phận tiếp thị hoặc nhân sự mà còn cho đại diện tiếng nói của nhiều bộ phận khác nhau.

3. Truyền thông nội bộ là xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Vai trò truyền thông nội bộ là giúp thể hiện văn hóa doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp tạo nên những giá trị trong việc giao tiếp giữa các cá nhân trong tập thể.

Nếu ví von cơ sở vật chất và trang thiết bị là “phần xác” của doanh nghiệp, thì văn hóa doanh nghiệp là “phần hồn” của doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, phát triển là điều cần thiết., là tài sản vô hình của doanh nghiệp, góp phần tạo nên sức mạnh lớn lao của doanh nghiệp. công ty tạo ra được văn hóa doanh nghiệp thấm nhuần tư tưởng nhân viên, là cơ sở niềm tin góp phần quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức. hóa doanh nghiệp.

4. Truyền thông nội bộ cần thu hút mọi người cùng tham gia thảo luận, đóng góp cho công ty tốt hơn

Một lần nữa, chúng tôi muốn nhấn mạnh: truyền thông nội bộ cần làm tốt cuộc đối thoại từ hai phía mới là mục tiêu cốt lõi. Sự khác biệt rõ rệt chính là việc thông tin từ trên xuống một cách nhàm chán như: gửi hàng loạt email mà không ai đọc, dán thông báo không ai nhìn và các cuộc tương tác , đàm thoại đầy tính xây dựng giữa 2 bên.

Truyền thông nội bộ hiểu quả là cần khơi gợi để tạo ra những tương tác như:

Đặt những câu hỏi đáng suy nghĩ tại các cuộc trao đổi.
Chung tay, nhận xét bản cập nhật tin tức quan trọng được đăng trên bảng tin nội bộ của công ty.
Chia sẻ những gì cá nhân hoặc team đang làm với những người còn lại trong công ty. Giao tiếp nội bộ tốt sẽ tạo ra không gian cho những hành động nhỏ nhưng đầy ý nghĩa này.

Chúng ta cần tạo ra những đánh giá, ghi nhận cho sự đóng góp tích cực của các thành viên. Để nhân viên cảm thấy rằng tiếng nói của họ quan trọng, những ý tưởng của họ đáng được lắng nghe, sẽ có nhiều khả năng vượt lên trên hơn và vượt xa hơn khi tổ chức cần họ.

5. Truyền thông nội bộ giúp mọi người bình tĩnh trong thời kỳ khủng hoảng

Mọi thứ không phải lúc nào cũng trôi chảy. Công việc kinh doanh đôi khi gặp khó khăn như: dịch bệnh, khủng hoảng kinh tế… Công ty khi buộc phải tái cấu trúc, các vụ mua bán và sáp nhập xảy ra. Đây là lúc mọi người cần thông tin liên lạc nội bộ nhất. Các thông báo về những thay đổi cơ cấu sắp xảy ra cần được xử lý cẩn thận hơn vì tinh thần của tổ chức và tính liên tục trong kinh doanh đang bị đe dọa. Tinh thần nhân viên lo lắng, hoang mang. Điều cần thiết lúc này là sự minh bạch những điều đã,đang và sẽ xảy ra. Với những vấn đề tế nhị như: giảm lương, cắt giảm nhân sự… càng cần minh bạch, rõ ràng, cần loại bỏ sự trốn tránh đối diện trực tiếp tới vấn đề đang xảy ra.

Với các trường hợp cắt giảm nhân sự nên có những cuộc trao đổi tinh tế, thẳng thắng, tế nhị khi đưa tin xấu sẽ tạo ra bầu không khí cởi mở và quan tâm có thể giúp duy trì tổ chức của bạn vượt qua thời kỳ khó khăn. Cách doanh nghiệp đối diện và trả lời sẽ để lại trong tâm trí mọi người trong một thời gian dài. Doanh nghiệp có được tôn trọng? nên là sự lựa chọn của ứng viên trong tương lai hay không? Việc này cũng làm cho những người ở lại sẽ tôn trọng doanh nghiệp. Đây là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của truyền thông nội bộ và chứng minh tại sao việc sử dụng truyền thông nội bộ không đúng mức có thể nhanh chóng khiến mọi người chống lại tổ chức của bạn.

6. Truyền thông nội bộ tạo ra một không gian khác cho nơi làm việc của bạn

Rất nhiều người cảm thấy công việc của họ buồn tẻ. Họ đi làm, nói chuyện với một hoặc hai đồng nghiệp, tham gia các cuộc họp, hoàn thành công việc của mình, và sau đó ra về càng nhanh càng tốt. Và điều đó hoàn toàn ổn đối với nhiều người nhưng đối với những người khao khát được tham gia nhiều hơn vào nơi làm việc của họ và muốn đóng một vai trò trực tiếp hơn trong sự phát triển văn hóa thì phong cách làm việc này chưa thỏa mãn. Lúc này, truyền thông nội bộ là lúc phát huy. Nó thúc đẩy các khóa học, diễn thuyết, các chương trình đào tạo lãnh đạo, chia sẻ phản hồi của khách hàng và phạm vi truyền thông, đồng thời tạo cơ hội cho mọi người tham gia nhiều hơn nếu họ muốn.

Nếu những cơ hội đó tồn tại nhưng không ai biết hoặc tận dụng chúng, thì chiến lược truyền thông nội bộ hoạt động không hiệu quả. Và ở một mức độ nào đó, chúng ta đang đánh mất những người gắn bó nhất. Bằng cách trao quyền cho các thành viên từ nhiều nhóm quảng bá các sự kiện, chương trình hoặc chia sẻ tin tức của họ, bạn cung cấp cho mọi người thông tin họ cần để thêm một khía cạnh hoàn thiện khác vào công việc của họ

7. Truyền thông nội bộ tạo ra một kênh để phản hồi, tranh luận và thảo luận

Để thúc đẩy giao tiếp cởi mở tại công ty của bạn, chiến lược truyền thông của bạn cần tạo ra không gian cho phản hồi, phản hồi và tranh luận công khai về các vấn đề, ý tưởng.

Truyền thông nội bộ có thể được khai thác để tạo ra một kênh cho những cuộc thảo luận gay go này. Điều này có thể xảy ra theo một số cách: thăm dò ý kiến nhân viên, liên kết đến diễn đàn thảo luận nội bộ, thông báo sự kiện để khuyến khích phản hồi và phê bình hoặc thậm chí là lời mời trên toàn tổ chức để tranh luận về một mục tiêu hoặc dự án cụ thể.