10 rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là một điều không ai mong muốn xảy ra, nhưng đây chính là điều vô cùng quan trọng mà một event manager phải nghĩ tới ngay khi lập kế hoạch tổ chức. Bạn càng hy vọng sự kiện của mình được diễn ra hoàn hảo bao nhiêu thì thực tế mọi thứ sẽ làm bạn thất vọng vì luôn có những phát sinh ngoài ý muốn. Chính vì vậy, bạn cần phải biết những sự cố đó là gì, lên kế hoạch cho chúng và chuẩn bị phương án cần thiết cho ngày diễn ra sự kiện.

1. Sự cố về thiết bị trong sự kiện:

Cho dù bạn đang tổ chức một chương trình ca nhạc lớn có sân khấu hoành tráng với hệ thống âm thanh, ánh sáng thuộc dạng thuộc dạng “hàng khủng” hay sự kiện thể thao với một vài nhà lều cùng hệ thống âm thanh đơn giản cho bình luận viên thì bạn vẫn phải kiếm soát những rủi ro có thể xảy ra với thiết bị đó.

Những vấn đề này cần được chú ý từ hệ thống công suất nguồn điện, vị trí lắp đặt các thiết bị, khung giá treo… Thậm chí khi mọi thứ đã ở yên một chỗ, bạn cần phải cân nhắc những khả năng như liệu đường dây điện có dễ gây vấp ngã không? Hay việc lắp đặt thiết bị này có bị ảnh hưởng bởi thay đổi thời tiết?Không chỉ một mình bạn cần đảm bảo an toàn cho sự kiện, vì vậy hãy trang bị cho mình những kiến thức hiểu biết về các đơn vị cung cấp cũng như lưu ý với họ các quy định an toàn trong sự kiện.

2. Quản lý đám đông:

Một phần không thể thiếu trong sự kiện là có rất đông người tham dự, điều đó mang đến một bầu không khí sôi động, vui vẻ cho sự kiện. Tuy nhiên, một đám đông lớn có thể dẫn đến một vài rủi ro trong sự kiện.

Bên cạnh việc kiểm soát số lượng người đến và ra về như thế nào thì bạn hãy thử cân nhắc về việc bạn sẽ kiểm soát đám đông này tại địa điểm tổ chức ra sao. Việc lên kế hoạch phòng ngừa những rủi ro như vậy sẽ giúp sự kiện của bạn duy trì bầu không khí náo nhiệt, sôi nổi mà không quá hoảng loạn về những phát sinh bất chợt xảy ra trong sự kiện. Một vài điều cần cân nhắc như:

– Các lối vào tại sự kiện của bạn như thế nào và những rủi ro liên quan đến đường xá xung quanh đó ra sao?

– Bạn đã có những biển chỉ dẫn rõ ràng để hướng dẫn và quản lý dòng người đang xếp hàng vào sự kiện chưa?

– Trong các trường hợp khẩn cấp, phương án cho lối vào/thoát hiểm là gì và chúng sẽ hoạt động như thế nào trong những trường hợp khẩn cấp?

– Giả sử trong sự kiện có đám đông đang chen lấn xô đẩy, thậm chí xuất hiện hành vi quấy rối thì bạn sẽ bố trí người như thế nào để ngăn chặn trường hợp này xảy ra?

3. Trẻ em tham gia trong sự kiện:

Đây là một vấn đề cực kỳ quan trọng mà bạn cần phải lưu tâm. Nếu trong sự kiện của bạn có trẻ em tham dự thì bạn cần phải tính toán các rủi ro có thể xảy ra và những phương án phòng tránh cần thiết. Những điều này bao gồm việc quản lý trẻ bị lạc và làm thế nào để thông báo đưa các em về với người lớn đi kèm; rủi ro tại điểm vui chơi hay bất cứ các khu vực dành cho trẻ em. Bạn cần phải bố trí nhân viên liên tục kiểm tra mọi thứ xung quanh khu vực để có thể đảm bảo sự an toàn cho trẻ.

4. Quản lý phương tiện vận tải và di chuyển:

Trong tổ chức sự kiện, phương vận chuyển thiết bị, F&B của các nhà cung cấp… hay các phương tiện di chuyển của khách tham dự là một trong những điều bạn cũng cần phải ý. Sức chứa của bãi đỗ như thế nào? Lối ra vào có thuận tiện không? Cần sắp xếp bao nhiêu người điều phối xe ra vào đúng khu vực?

Hãy dành thời gian lên kế hoạch cho vấn đề này, đánh giá các khả năng có thể xảy ra xung quanh và đưa ra các kế hoạch giải quyết phù hợp để tạo nên sự nhịp nhàng trong tổ chức cũng như thoải mái của người tham dự.

5. An toàn cho nhân sự và tình nguyện viên:

Để sự kiện diễn ra tốt đẹp, bạn cần đảm bảo an toàn cho người tham dự và tạo cho họ những khoảnh khắc khó quên. Tuy nhiên, nhân sự làm việc trong sự kiện cũng là một yếu tố quan trọng để làm nên một chương trình hiệu quả.

Đảm bảo sự an toàn của những thành viên trong nhóm của bạn là cực kỳ quan trọng và bạn cần phải biết những rủi ro có thể xảy ra với họ. Điều này có thể xảy ra trong quá trình bê vác thiết bị, điều hướng các phương tiện trong sự kiện hay khi đối phó với những đám đông quá khích. Vì vậy, hãy cùng họp bàn với toàn bộ nhóm và nghĩ về các viễn cảnh có thể xảy ra.

Theo cách này, bạn sẽ chuẩn bị những phương hướng giải quyết phù hợp cho các thành viên trong nhóm. Đến khi gặp những tình huống khó khăn xảy ra thì điều đó không còn là vấn đề của bạn, bởi các thành viên trong nhóm đã biết chính xác cần phải làm những gì.

6. Hỗ trợ về y tế

Những tai nạn và chấn thương là điều thường xuyên xảy ra trong các sự kiện. Hãy nhớ rằng bạn đang quản lý một đám đông trong sự kiện, nơi mà người ta dễ say xỉn chỉ vì trót uống quá chén, hay tại những sự kiện thể thao mạo hiểm.

Bạn không thể loại bỏ hoàn toàn những rủi ro này, nhưng bạn có thể lên kế hoạch cho từng vị trí đề phòng nguy hiểm xảy ra. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn bố trí đủ nhân viên và các thiết bị y tế tại những khu vực quan trọng, và nắm chắc bản đồ đến bệnh viện gần khu vực đó.

Đừng quên phổ biến những thông tin này đến các thành viên trong nhóm của bạn để mọi người cùng nắm bắt và phản ứng kịp thời khi có trường hợp xấu xảy ra. Bằng cách này, bạn và mọi người trong nhóm sẽ có thể bình tĩnh hơn trong việc giải quyết các tai nạn hoặc chấn thương xấu xảy ra mà không quá hoảng loạn.

7. Thời tiết ngoài ý muốn

Trong tổ chức sự kiện, vấn đề thời tiết vốn không thể đoán trước được và chúng ta cũng không thể kiểm soát được nó. Tuy nhiên, bạn có thể hình dung những khả năng thời tiết xấu xảy ra và chuẩn bị phương án dự phòng để cho dù một cơn mưa rào hay một trận giông bão bất chợt cũng không khiến sự kiện của bạn trở nên quá hỗn loạn.

8. Nguy cơ xảy ra cháy nổ
Cháy nổ không phải là điều mà ai cũng tưởng tượng sẽ xảy ra ở sự kiện.

Đầu tiên, bạn cần phải nắm được mọi rủi ro về cháy lửa để có thể liệt kê mọi phương án phòng tránh.

Thứ hai, đảm bảo rằng các thiết bị phòng chống cháy nổ được chuẩn bị ở khắp mọi nơi nghi ngờ có khả năng xảy ra cháy nổ hoặc những nơi có thể dễ dàng tiếp cận ở sự kiện. Chúng có thể dập tắt ngay một vụ chập cháy nhỏ xảy ra ở khu sân khấu, hay khu vực nhà bạt nơi diễn ra các hoạt động trải nghiệm nhãn hàng…nó có thể ngăn khói lan rộng khắp sự kiện.

Cuối cùng, hãy chắc chắn về việc bạn đã liên hệ với đội phòng cháy chữa cháy trong khu vực đề phòng trường hợp cấp bách họ có thể nắm được địa hình và kịp thời tiếp cận.

9. An toàn thực phẩm

Bạn không cần phải trực tiếp kiểm soát toàn bộ thực phẩm tại sự kiện, nhưng bạn phải chắc chắn về nguồn cung thực phẩm, quá trình bảo quản và chế biến thực ra sao. Để làm được điều này, hãy tìm các nhà cung cấp đáng tin cậy và đáp ứng nhu cầu an toàn thực phẩm.

Trong trường hợp ai đó bị đau bụng hay ngộ độc thực phẩm tại sự kiện của bạn, họ sẽ chỉ nhớ đến sự kiện với toàn kỉ niệm “đau thương”. Với tư cách là một người tổ chức, chắc hẳn bạn sẽ không muốn nghe những lời đánh giá “tôi bị ngộ độc thực phẩm” tại sự kiện của mình.

10. Hành vi gây hấn thụ động

Những hành vi bạo lực cũng là một vấn đề mà người làm sự kiện cần phải tính toán đến không chỉ vì bản thân họ, mà còn đảm bảo an toàn cho toàn bộ thành viên trong nhóm. Những hành vi ấy có thể đến từ những cổ động viên quá khích tại sự kiện thể thao, cho tới những người uống quá chén ở sự kiện, hay nguy hiểm nhất là có ai đó cố ý lắp đặt các thiết bị với các ý đồ xấu.

Để có thể đối phó với những tình huống như vậy, bạn cần phải:
– Hỏi sự giúp đỡ của một vài chuyên gia về các khu vực có thể xảy ra nguy hiểm và đưa ra những biện pháp an toàn phù hợp
– Đảm bảo bạn có đầy đủ đội ngũ bảo vê – an ninh tại sự kiện
– Hướng dẫn nhân viên của bạn cần phải làm gì trong trường hợp xảy ra nguy hiểm.

Châm ngôn của chúng tôi: Uy tín – chính là DANH DỰ
Chất lượng – tạo nên sự KHÁC BIỆT , Sáng tạo – là yếu tố CẠNH TRANH ,Bền vững – giá trị của THÀNH CÔNG

Liên hệ Công ty TNHH Truyền thông Phạm Gia Media

Hotline: 0938 699 786

Email: phamquocnamt@gmail.com.

Fanpage: https://www.facebook.com/PhamGiaMedia.vn/

Địa chỉ: Tầng 2 số 17, đường Hồ Văn Huê, Phường 9, Quận Phú Nhuận, Tp. Hồ Chí Minh.