10 sai lầm khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Tùy thuộc vào quy mô, tính chất của từng sự kiện mà mỗi đơn vị sẽ lên kế hoạch tổ chức tương ứng cho phù hợp. Song đối với quy trình tổ chức sự kiện, lên kế hoạch thì hầu như các chương trình đều có những điểm chung. Và dưới đây chính là 10 sai lầm bạn có thể mắc phải khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện.

Hãy xem và lưu ý lại để không mắc phải những sai lầm, thiếu sót đáng tiếc nhé.

1️️️️. Không xác định các mục tiêu sự kiện;

Bạn cần biết, điều mà bạn hướng đến và mong muốn nhận được khi tổ chức sự kiện đó là gì? Ví dụ như tổ chức hội nghị khách hàng thì mong muốn lấy được thông tin khách hàng, thiết lập mối quan hệ,… Còn khai trương là để quảng bá thương hiệu doanh nghiệp và tạo sự chú ý với truyền thông chẳng hạn,…

2. Không dự tính mức ngân sách;

Không sự tính được các khoản khi tiêu và mức chi phí phải bỏ ra rất có thể sẽ khiến bạn bị thâm hụt nghiêm trọng sau khi tổ chức sự kiện đó.

3. Không chọn đúng địa điểm;

Nếu đó là một địa điểm dễ tìm, nằm ở trung tâm và có không gian thoải mái thì phần trăm thành công của sự kiện cũng sẽ được tăng lên nhiều.

4. Chọn sai người phát ngôn/ hoạt náo viên;

Có thể nói đây chính là người cầm trịch, dẫn dắt sự kiện đến sự thành công. Nên hãy “chọn mặt gửi vàng” cho người phù hợp khi tổ chức sự kiện nhé. 

5. Không xác định và bảo đảm danh sách khách hàng tiềm năng trước;

Khách hàng tiềm năng chính là những người mang lại lợi nhuận cao nhất cho công việc kinh doanh của công ty bạn. Vậy nếu bạn không xác định được họ là ai thì không những việc tổ chức sự kiện của bạn không thành công mà công việc kinh doanh của doanh nghiệp bạn cũng sẽ gặp nhiều vấn đề đây.

6. Không chuẩn bị một kế hoạch tiếp thị đúng đắn;

Nếu có thể hãy mời một số cơ quan báo chí đến tham dự sự kiện để được đưa tin nhé.

7. Hợp đồng với các điều khoản không rõ ràng, mạnh mẽ;

https://www.facebook.com/PhamGiaMedia.vn/videos/1960364777535638/

8. Không tạo ra không gian thích hợp;

Một bữa tiệc khai trương thì không khí nó sẽ phải khách một bữa tiệc cuối năm rồi; hoặc một buổi ra mắt sản phảm sẽ không giống với một chương trình tri ân khách hàng đây.

9. Thiết bị (nghe nhìn, âm thanh, ánh sáng,…) không đảm bảo.

10. Đánh giá sai thị trường/ khách hàng hướng đến của sự kiện.

Cũng tương tự như không xác định được đối tượng khách hàng tiềm năng, việc xác định sai thị trường cũng là bất lợi rất lớn cho tổ chức sự kiện, cho doanh nghiệp bạn và cần xem xét lại vấn đề này sớm nhất có thể.