48 câu hỏi tổ chức sự kiện: Chìa khóa tổ chức sự kiện thành công

Để giải quyết triệt để một vấn đề nào đó, bạn phải biết cách đặt ra các câu hỏi và tìm lời giải đáp cho những câu hỏi đó. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng tương tự như vậy. Để tổ chức một sự kiện thành công tốt đẹp, để lại được ấn tượng sâu sắc với những người tham dự thì với tư cách là một nhà quản trị doanh nghiệp, bạn phải nắm được tối thiểu 48 câu hỏi tổ chức sự kiện sau đây.

48 CÂU HỎI TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHO NHÀ QUẢN TRỊ

1. Có nhất thiết phải tổ chức sự kiện hay không?
2. Mục đích tổ chức Event là gì? (Hay tại sao phải tổ chức sự kiện?)
3. Đối tượng khách hàng mục tiêu mà sự kiện nhắm đến là ai?
4. Làm thế nào để xác định chính xác đối tượng khách hàng mục tiêu?
5. Mục tiêu doanh số, thị phần, lợi nhuận phải đạt được qua sự kiện này là bao nhiêu?

1. Cần phải xây dựng được những mối quan hệ nào thông qua việc tổ chức Event?
2. Ngoài những mục tiêu trên, thì việc tổ chức Event có còn mục tiêu nào khác nữa hay không?
3. Tổ chức Event chịu ảnh hưởng của những yếu tố nào? Trong những yếu tố đó, yếu tố nào là quan trọng nhất?
4. Hoạt động tổ chức sự kiện có ý nghĩa và tác động như thế nào đến những thành phần tham gia và tham dự sự kiện?
5. Chủ đề dự kiến cho sự kiện là gì?
6. Ý tưởng tổ chức sự kiện là gì?
7. Tên gọi của sự kiện là gì?
8. Sự kiện sẽ được tổ chức theo chương trình, kịch bản như thế nào?
9. Ngân sách dự kiến cho sự kiện lần này là bao nhiêu?
10. Các chi phí cơ bản cần thiết cho quá trình tổ chức gồm những gì?
11. Các chi phí dự trù phát sinh cho quá trình tổ chức sự kiện?
12. Khi nào nên tổ chức sự kiện?
13. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào?
14. Yêu cầu của kế hoạch tổ chức là gì?
15. Liệu có cần thêm các phương án tổ chức sự kiện dự phòng hay không?
16. Cần bố trí bao nhiêu người trong ban tổ chức sự kiện?

1. Những cá nhân nào sẽ nằm trong danh sách ban tổ chức sự kiện? Giao quyền hạn và nghĩa vụ cho nhóm chính thức này như thế nào?
2. Tổ chức sự kiện có cần xin giấy phép không? Nếu có thì cần chuẩn bị những thủ tục hành chính gì? Xin cấp phép ở đâu?
3. Nên tổ chức sự kiện ở đâu? Nhà hàng, khách sạn hay sân vận động ngoài trời…?
4. Những yêu cầu đối với địa điểm tổ chức sự kiện là gì?
5. Chuẩn bị nhân lực và phân bổ chức danh trong tổ chức sự kiện như thế nào?
6. Công tác chuẩn bị hậu cần tổ chức sự kiện gồm những công việc gì?
7. Lựa chọn đơn vị nào cung ứng các dịch vụ hậu cần trong tổ chức sự kiện?
8. Tổ chức đón tiếp và tiễn khách tại nơi diễn ra sự kiện như thế nào?
9. Ai sẽ là người đọc diễn văn khai mạc, bế mạc sự kiện?
10. Những cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm điều hành diễn tiến của sự kiện?
11. Tổ chức họp, đánh giá kết quả sau tổ chức sự kiện như thế nào?
12. Có cần thực hiện công tác truyền thông cho sự kiện hay không?
13. Có những phương pháp truyền thông cho sự kiện nào? Phương pháp nào là hiệu quả nhất?

1. Thời gian thích hợp để truyền thông sự kiện là bao giờ?
2. Có cần diễn tập tổ chức sự kiện hay không?
3. Cần làm gì để tranh thủ sự quan tâm của những người tham dự sự kiện để quảng bá và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp?
4. Cần làm gì để các thành phần tham gia sự kiện luôn thực hiện đúng nhiệm vụ, công việc của mình, để đạt được các mục tiêu của sự kiện?
5. Làm thế nào để sự kiện thực sự ấn tượng và cuốn hút những người tham dự?
6. Khi tổ chức sự kiện có cần lưu ý gì không?
7. Xu hướng tổ chức sự kiện ở việt nam hiện nay là gì?
8. Có nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện hay không?
9. Nên thuê trọn gói dịch vụ tổ chức sự kiện hay thuê một phần?
10. Lợi ích của việc thuê đơn vị tổ chức sự kiện là gì?
11. Đơn vị tổ chức sự kiện giá rẻ và uy tín nhất hiện nay?
12. Cần cung cấp những thông tin gì cho đơn vị tổ chức sự kiện?
13. Phải làm gì để có thể kiểm soát các hoạt động của đơn vị tổ chức sự kiện một cách tốt nhất?
14. Nên đánh giá kết quả của đơn vị tổ chức sự kiện qua những yếu tố nào?

Trên đây là 48 câu hỏi tổ chức sự kiện – chìa khóa tổ chức sự kiện thành công cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Chừng nào nhà quản trị doanh nghiệp tường tận được tất cả những câu hỏi này thì chừng đó hãy quyết định tổ chức sự kiện, còn nếu không thể thì nên thuê công ty tổ chức sự kiện uy tín thực hiện. Bởi vì, có như vậy mới đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công tốt đẹp.