7 Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Theo tài liệu báo cáo nghiên cứu thị trường của Hiệp định thương mại tự do (FTA), tổ chức sự kiện là một trong những kênh hỗ trợ quảng bá và phát triển thương hiệu được các doanh nghiệp Việt Nam sử dụng nhiều nhất hiện nay. Các loại hình sự kiện thường rất đa dạng như tổ chức sự kiện tri ân khách hàng, tổ chức hội nghị khách hàng, tổ chức sự kiện sinh nhật công ty,… Mỗi sự kiện khác nhau sẽ hướng tới những mục đích và mục tiêu khác nhau. Tuy nhiên, bất kể một sự kiện nào, dù lớn hay nhỏ, muốn tổ chức thành công thì cũng đều cần phải được thực hiện theo 7 quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Với bề dày kinh nghiệm nhiều năm cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cho hàng nghìn công ty lớn nhỏ khác nhau, Phạm Gia Media chúng tôi xin tổng kết lại các bước tổ chức 1 sự kiện để bạn tham khảo.

7 QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Nghiên cứu các yếu tố liên quan đến sự kiện

Những yếu tố có liên quan đến sự kiện bao gồm: mục tiêu của sự kiện, nhu cầu và mong muốn của nhà đầu tư sự kiện, yếu tố tự nhiên, chính trị – pháp luật, yếu tố kinh tế, văn hóa – xã hội, vv… Để làm tốt bước này, bạn hãy đặt và trả lời những câu hỏi như:

+ Mục đích của sự kiện là gì?

+ Mục tiêu của sự kiện như thế nào?

+ Các thông điệp mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền đạt là gì?

+ Thời gian tổ chức sự kiện là khi nào? Địa điểm tổ chức sự kiện là ở đâu?

+ Đặc điểm thời tiết khí hậu, đặc điểm văn hóa, chính trị pháp luật tại nơi diễn ra sự kiện như thế nào?

Những kết quả nghiên cứu mà bạn nhận được sẽ chính là nền tảng để bạn hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán ngân sách sự kiện.

Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán ngân sách sự kiện

Chủ đề của sự kiện chịu sự ràng buộc và chi phối của mục đích và các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện. Chủ đề của sự kiện là cơ sở để phát triển, hình thành ý tưởng tổ chức và xây dựng tên gọi của sự kiện.

Lập chương trình hay kịch bản tổ chức sự kiện có nghĩa là bạn sẽ tạo ra một sự kiện trên giấy tờ. Kịch bản càng chi tiết, càng khả thi thì hiệu quả thành công sẽ càng cao.

Dự toán ngân sách sự kiện là liệt kê tất cả những khoản chi phí có thể phát sinh trong quá trình thực hiện. Yêu cầu của việc lập dự toán ngân sách sự kiện là phải bám sát vào chương trình đã thỏa thuận với nhà đầu tư, phải tính toán một cách tương đối chính xác các khoản chi phí cần thiết, và phải có những đề xuất điều chỉnh nhằm đạt được mục tiêu của sự kiện. Việc lập dự toán ngân sách sự kiện nên được thực hiện bởi những người có năng lực và kinh nghiệm tốt nhất.

Lập kế hoạch

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là việc xác định trước tất cả những nội dung công việc cần thiết cho quá trình tổ chức sự kiện từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc, theo một trình tự chặt chẽ dựa trên chương trình và dự toán ngân sách đã xác lập ở trên.

Chuẩn bị

Bước tiếp theo của quy trình tổ chức 1 sự kiện chuyên nghiệp đó chính là chuẩn bị tổ chức Event. Nhiệm vụ của bước này đó là hãy thành lập ra một ban tổ chức sự kiện trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện và quản lý các hoạt động xuyên suốt trong quá trình sự kiện diễn ra. Đồng thời, hãy thiết lập tiến độ và nội dung chi tiết cho các công việc chuẩn bị sự kiện như thủ tục hành chính xin cấp phép, chuẩn bị các công việc liên quan đến khách mời, chuẩn bị địa điểm, chuẩn bị sân khấu, vv.

Quản trị hậu cần

Để một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, thì ngoài những nội dung công việc chính, công tác quản trị hậu cần cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiện. Các dịch vụ hậu cần liên quan đến sự kiện bao gồm dịch vụ vận chuyển đưa đón khách mời, dịch vụ lưu trú, dịch vụ ăn uống, tạo dựng mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, vv.

Tổ chức điều hành các hoạt động của sự kiện

Các hoạt động của sự kiện bao gồm: khai mạc sự kiện, diễn biến của sự kiện và bế mạc sự kiện. Ở mỗi công đoạn, những người trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm điều hành và giám sát các nội dung công việc dựa trên kế hoạch đã được thiết lập ở bước 3.

Tổ chức họp đúc kết kinh nghiệm và bài học

Bước cuối cùng của quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đó chính là tổ chức họp để đúc rút kinh nghiệm và bài học cho lần sau. Mỗi bộ phận của sự kiện sẽ viết báo cáo trình bày những kết quả thành tựu cũng như sai lầm còn mắc phải, đồng thời phải chỉ ra được nguyên nhân và hướng khắc phục. Trên cơ sở đó, ban chỉ đạo tổ chức Event sẽ tổng hợp, đánh giá và đúc rút kinh nghiệm.