Kế hoạch tổ chức kỷ niệm năm thành lập công ty theo quy mô khác nhau

Sự kiện kỷ niệm năm thành lập thường được tổ chức quy mô lớn và quy tụ nhiều khách mời. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp nhỏ thường lựa chọn các hình thức tối giản nhưng vẫn thể hiện được sự chu đáo với khách hàng.

Phạm Gia Media gợi ý các kế hoạch tổ chức kỷ niệm năm thành lập theo quy mô khác nhau:

Quy mô lớn

1. Xây dựng chủ đề cho buổi lễ kỷ niệm

Để sự kiện trở nên độc đáo, đặc biệt và gây được tiếng vang thì cần xây dựng chủ đề cụ thể cho buổi tiệc. Việc lựa chọn chủ đề nên dựa theo cột mốc kỷ niệm của công ty hoặc theo đặc thù doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ của công ty.

Ví dụ: Chặng đường 10 năm phát triển công ty…, hoặc có thể lấy chủ đề là một câu nói ý nghĩa, hay là tiêu chí của doanh nghiệp, nhắc đến nó cũng như là nhắc đến thương hiệu của công ty, ai cũng có thể hiểu.

Khi đã xác định được chủ đề rõ ràng thì mọi vấn đề liên quan đến sự kiện (banner, backdrop, hoa trang trí…), kịch bản, hoạt động chương trình sẽ rõ ràng và có định hướng.

Kế hoạch tổ chức kỷ niệm năm thành lập theo quy mô — *Xây dựng chủ đề cho buổi lễ kỷ niệm*

2. Xác định đối tượng khách mời tham dự lễ kỷ niệm

Xác định đối tượng, số lượng khách mời của công ty để lên kế hoạch sắp xếp đón tiếp được diễn ra cẩn thận và chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt cho khách mời tham dự.

Khách mời tham dự của công ty, doanh nghiệp trong lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty thường là nhân viên công ty, đối tác, khách hàng mới và lâu năm.

Bạn nên sử dụng thiệp mời cho buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty. Thiệp mời cần phải ghi rõ nội dung chủ đề để khách mời chuẩn bị tốt.

3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Về thời gian tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty cần chú ý lựa chọn thời gian hợp lý nhằm đảm bảo việc các khách mời đều có thể đến tham dự.
Về địa điểm tổ chức kỷ niệm thành lập công ty, dựa vào số lượng khách mời và quy mô chương trình để lựa chọn địa điểm phù hợp, thuận tiện cho việc setup sân khấu và tổ chức chương trình.

Liên hệ các đơn vị cung cấp dịch vụ về địa điểm sao cho đúng với tiêu chí đặt ra hoặc có thể liên hệ công ty sự kiện để xử lý các vấn đề khó khăn.

4. Dự trù chi phí tổ chức

Dựa vào quy mô chương trình và cột mốc sự kiện để dự trù kinh phí phù hợp. Cần tính toán các hạng mục chi tiết để phân bổ chi phí sao cho cân đối, tránh tối đa các khoản chi phí phát sinh.

5. Lên thiết kế, in ấn

Sau khi có chủ đề của chương trình, việc lên ý tưởng thiết kế sẽ được phát triển chi tiết và thật chỉnh chu.

Thiết kế đẹp, có tính thẩm mỹ và thể hiện được những nét riêng của doanh nghiệp sẽ giúp tạo hiệu ứng hình ảnh đẹp, thu hút khách mời và giúp truyền thông mạnh mẽ.

6. Xây dựng kịch bản chương trình

Để sự kiện thành công, cần phải chuẩn bị và lựa chọn kịch bản phù hợp. Ngoài ra, cần chuẩn bị các phương án dự phòng để back up, tránh những rủi ro không đáng có trong khâu tổ chức.

7. Lựa chọn nhân sự, thiết bị phục vụ cho lễ kỷ niệm thành lập công ty

Để tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty cần rất nhiều nhân sự ở các vị trí khác nhau như: lễ tân, phục vụ, trang trí sân khấu, đạo diễn sự kiện, mc, cameramen, các tiết mục biểu diễn nghệ thuật,…

Về vấn đề nhân sự, chúng tôi khuyên các bạn nên lựa chọn công ty làm sự kiện có kinh nghiệm để đảm bảo về chất lượng và chuyên nghiệp.

Trang thiết bị phục vụ cho buổi kỷ niệm như các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, màn hình led, pháo hoa… Có thể thuê tại các nơi cung cấp dịch vụ hoặc sử dụng trọn gói dịch vụ của công ty sự kiện bao gồm cả thiết bị và người lắp đặt, đạo diễn chương trình.

Quy mô nhỏ

1. Lựa chọn địa điểm tiết kiệm kinh phí:

Doanh nghiệp có thể tận dụng không gian tại công ty để tiết kiệm chi phí. Đồng thời, các sản phẩm của công ty cũng có thể trưng bày sẵn, không mất nhiều thời gian trang trí.

2. Đơn giản kịch bản chương trình:

Về phần các tiết mục biểu diễn có thể tận dụng đội ngũ nhân viên công ty. Vừa tạo sân chơi cho nhân viên vừa tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho việc thuê nhân sự.

3. Tận dụng sản phẩm của công ty làm quà tặng:

Có thể sử dụng các sản phẩm có sẵn nhằm mục đích quảng bá thương hiệu. Nếu là công ty dịch vụ bạn có thể chuyển đổi thành voucher. Điều này còn giúp mang lại doanh thu cho công ty.

4. Lựa chọn đối tượng khách mời: