6 sai lầm đáng tiếc khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị

Là linh hồn của hội nghị, địa điểm đóng một vai trò không nhỏ trong sự thành công của sự kiện. Dưới đây là tổng hợp 6 sai lầm đáng tiếc khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị.

1. SAI LẦM KHI CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC HỘI NGHỊ HỘI THẢO: VẤN ĐỀ CHI PHÍ

Với công ty mới thành lập, hay một tổ chức lớn đã có tiếng từ lâu, chi phí chắc chắn là một trong những yếu tố quyết định khi lựa chọn. Mặc dù một số tổ chức không quan trọng việc chi nhiều hay ít tiền cho địa điểm tổ chức, tuy nhiên, những người được ủy thác và nhân viên của họ vẫn sẽ muốn rằng tiền được chi tiêu hợp lý.

Hãy để ý bất kỳ khoảng tiền tăng thêm nào có thể ẩn trong mục chi phí đưa ra như phí đậu xe, Wi-Fi, đồ ăn nhẹ và nước giải khát… Tất cả những chi phí đó đều có thể làm ngân sách bị hao hụt, do đó, hãy chọn địa điểm có chính sách giá rõ ràng.

2. KHÔNG CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM NGHỈ NGƠI CHO NGƯỜI THAM DỰ HỘI NGHỊ

Việc đảm bảo nơi nghỉ ngơi sẽ giúp hội nghị hoặc cuộc họp của bạn diễn ra suôn sẻ hơn, do dù nơi nghỉ ngơi tọa lạc ngay trong khuôn viên địa điểm nơi tổ chức sự kiện hay tại khách sạn sang trọng gần đó, đồng thời mang đến cho người tham dự cơ hội nghỉ ngơi và thư giãn sau một ngày bận rộn.

3. SAI LẦM KHI KHÔNG XEM XÉT VỊ TRÍ, ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Vị trí của địa điểm tổ chức sự kiện là điều tối quan trọng để tối đa hóa lượng người tham dự sự kiện. Trước khi xác định địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo cụ thể, hãy cân nhắc xem đây có phải là nơi trung tâm, gần người tham dự mục tiêu hay không, có bãi đỗ xe rộng rãi hoặc dịch vụ trông xe an ninh, cẩn thận hay không?

Ngoài ra, hãy cân nhắc những điểm tham quan lân cận hoặc nhà hàng gần đó có mở cửa trước hoặc sau hội nghị nhằm tối đa hóa các cơ hội kết nối bổ sung.

4. SỐ LƯỢNG VÀ CHẤT LƯỢNG NHÂN VIÊN CŨNG LÀ YẾU TỐ KHÔNG NÊN BỎ QUA

Tìm hiểu về số lượng, chất lượng của nhân viên phục vụ tại địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo. Trước/ trong/ tại ngày diễn ra sự kiện đòi hỏi cần rất nhiều sự chuẩn bị từ sớm, vì vậy hãy xem xét có đủ nhân viên cần thiết để hỗ trợ bất kỳ vấn đề nào phát sinh hay không. Ngoài ra, hãy xem liệu nhân viên có thể giúp bạn làm các công tác bên lề như khảo sát và giới thiệu quảng bá sản phẩm công ty với những người tham dự hay không.

5. KHÔNG TÌM HIỂU VỀ CƠ SỞ VẬT CHẤT LÀ SAI LẦM LỚN KHI CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Hãy tìm một địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị mà có đầy đủ các thành phần cần có cho sự kiện, bao gồm thiết bị nghe nhìn, thiết bị ánh sáng, sân khấu và micro. Ngoài ra còn phải lưu ý đến cách bố trí các thiết bị, cách sắp xếp chỗ ngồi và khu vực setup. Bên cạnh đó cần phải xem xét tính khả dụng của Wifi, nếu bạn không muốn người tham dự đi lang thang quanh phòng hoặc bỏ ra ngoài chỉ để tìm kiếm Wifi cho thiết bị điện tử của mình.

6. LƯU Ý VỀ VIỆC CHUẨN BỊ THỨC ĂN VÀ NƯỚC UỐNG TRONG HỘI NGHỊ

Hầu hết các địa điểm tổ chức sự kiện đều cung cấp đồ ăn và thức uống tại chỗ theo yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, cần phải xác nhận xem chi phí cho việc phục vụ ăn uống này là bao nhiêu, tính theo đầu người hay tính theo phần cụ thể, liệu người tham dự có thể gọi món trong sự kiện hay không? Hãy làm rõ tất cả các thông tin nhằm đảm bảo sự tiện lợi nhất có thể cho người tham dự.