Các kiểu sắp xếp phòng họp mà người làm event phải thuộc nằm lòng

Khi mỗi tháng bạn phải súc miệng bằng vài cuộc hội thảo, workshop, họp hành,…những kiểu setup phòng họp dưới đây dù có nằm mơ người làm sự kiện cũng phải thuộc vanh vách. Nhiều bạn sẽ hỏi vì sao phải biết? Không ai nắm rõ sự kiện của bạn hơn chính bạn. Bản thân bạn phải thực sự hiểu biết về chúng để làm việc với các nhà cung cấp, đơn vị tổ chức setup chuẩn hơn.

1. Sắp xếp kiểu Nhà hát (Theater)

Đây là kiểu sắp xếp phòng họp thông dụng nhất, không có bàn kèm theo và phù hợp cho những sự kiện người tham dự là khán giả, không cần ghi chép hoặc ăn uống. Kiểu sắp xếp này khá linh hoạt vì nó phù hợp với nhiều loại phòng. Các hàng ghế có thể sắp xếp theo hình bán nguyệt, hình tròn, hàng ngang với tầm nhìn hướng về tiêu điểm. Người sắp xếp cần xếp ghế theo kiểu so le để người ngồi sau không bị vướng tầm nhìn. Giữa các khu vực sắp xếp cần có khoảng cách ít nhất là 1m để lấy lối đi cho người tham dự.

2. Sắp xếp kiểu Conference

Kiểu sắp xếp Conference sử dụng ít nhất 1 chiếc bàn họp lớn với mặt bàn hình chữ nhật, hình oval… thích hợp cho những cuộc họp có lượng người tham dự ít.  Kiểu sắp xếp phòng họp này phù hợp cho những cuộc họp nhóm thảo luận chung, họp hội đồng quản trị…

3. Sắp xếp kiểu chữ U (U-Shape)

Sắp xếp phòng họp dạng chữ U rất thích hợp cho các cuộc họp, hội nghị có lượng người tham dự ít, khoảng từ 25 – 30 người. Bàn được sắp xếp theo kiểu chữ U, để khoảng trống ở giữa. Khoảng cách giữa mỗi bàn tối thiểu là 5cm. Kiểu sắp xếp này tạo ra không gian làm việc tốt vì có sự tương tác giữa những người tham gia.

4. Sắp xếp kiểu Lớp học (Classroom)

Đây là kiểu sắp xếp vô cùng thích hợp cho những sự kiện kéo dài, có phát tài liệu và người tham dự cần ghi chép hoặc dùng máy tính xách tay.

 Khoảng cách tối thiểu giữa các bàn là từ 0,9 – 1m để lấy lối đi. Ưu điểm của cách sắp xếp này là người trình bày có thể nhìn thấy được tất cả những người tham gia và có sức chứa lớn trong một không gian dù nhỏ. Tuy nhiên nhược điểm là khả năng tương tác ít, nếu không khéo léo sắp xếp thì có thể người tham gia chỉ nhìn thấy lưng của nhau.

5. Sắp xếp kiểu BoardRoom

Kiểu sắp xếp BoardRoom hơi giống kiểu sắp xếp chữ U, tuy nhiên, BoardRoom yêu cầu setup các bàn chữ nhật/oval, hình tròn khép kín và có bàn chủ tọa. Tùy vào số lượng khách tham dự và diện tích phòng họp, phòng họp kiểu BoardRoom sẽ được setup bàn rỗng ở giữa hoặc không. Kiểu setup BoardRoom thích hợp cho các cuộc họp Ban Giám đốc, họp nhóm, phỏng vấn.

6. Sắp xếp kiểu Chevron/Phonenix 

Thuật ngữ Chevron/Phoenix có ý nghĩa là hình chữ V. Gần với kiểu setup lớp học (Theater) nhưng trong kiểu setup Chevron/Phoenix, các bàn và ghế được nghiêng với một góc chếch hướng lên sân khấu (dạng chữ V), để ngay cả người ở đầu xa nhất của mỗi hàng cũng có thể nhìn thấy người nói hoặc quan sát những gì đang xảy ra mà không gặp nhiều khó khăn. Kiểu setup này giúp tăng cường sự tập trung trong các cuộc họp cũng như các lợi ích khác được đề cập ở kiểu sắp xếp lớp học. Chevron/Phoenix thích với các sự kiện đào tạo và bài giảng.

7. Sắp xếp kiểu Cluster

Cluster trong tiếng anh có nghĩa là bó,cụm, thành đàn. Sắp xếp phòng họp kiểu Cluster nhiều bàn chữ nhật sẽ được ghép lại với nhau thành nhiều nhóm nhỏ. Kiểu setup Cluster sẽ giúp các thành viên tham gia dễ thảo luận và tương tác với nhau, tuy nhiên, nó chỉ tốt nhất với những cuộc họp chỉ khoảng 10 – 60 người. Nếu phòng họp chia quá nhiều Cluster, sự tương tác với người chủ tọa lại gặp nhiều ảnh hướng khó khăn. Sắp xếp phòng họp kiểu Cluster thích hợp với các cuộc họp Đào tạo, Workshop, Xây dựng Nhóm, Thảo luận\Đàm phán,…cần nhiều sự đóng góp ý kiến của các thành viên.