Các sự cố có thể sảy ra khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời trở thành xu hướng được nhiều khách hàng lựa chọn với những ưu điểm về không gian rộng rãi, vẻ đẹp của thiên nhiên cũng như ý tưởng sáng tạo đầy mới lạ. Tuy nhiên, song song với đó là các sự cố có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà nhiều nhà Event phải đa đầu khi gặp phải.

NHỮNG NHÓM RỦI RO THƯỜNG GẶP KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI

• Thời tiết

Thời tiết là yếu tố tự nhiên, mang tính khách quan mà nhiều nhà tổ chức sự kiện không thể nắm chắc được trong quá trình tổ chức event. Những thay đổi về thời tiết bất có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện, thậm chí phải hủy bỏ chương trình, gây tổn thất về kinh tế cũng như công sức của doanh nghiệp. Chính vì vậy, để hạn chế sự cố về thời tiết, các đơn vị tổ chức phải thường xuyên theo dõi dự báo thời tiết, đồng thời lên các phương án dự phòng để tránh các tình huống xấu xảy ra dù là nhỏ nhất.

• Nhân sự

Tổ chức Event ngoài trời được coi là canh bạc mà ở đó các nhà tổ chức sự kiện phải căng não để giải quyết các rủi ro gặp phải. Bởi sự kiện được tổ chức tại các địa điểm rộng rãi, có diện tích khá lớn nên đòi hỏi số lượng nhân sự sự kiện nhiều hơn thông thường. Đặc biệt, việc đảm bảo an ninh không hề dễ dàng ngay cả khi có lực lượng bảo vệ. Bên cạnh đó, nhân sự sự kiện, MC dẫn chương trình cần có khả năng bao quát tốt sự kiện, có nhiều kinh nghiệm thực hiện các sự kiện để xử lý tốt các trường hợp bất ngờ xảy ra.

• Xin giấy phép

Để có thể tổ chức được sự kiện, doanh nghiệp hoặc công ty sự kiện đừng quên xin giấy phép tổ chức và xác nhận của chính quyến địa phương. Event càng nhiều các hoạt động thì việc xin cấp phép càng khó khăn hơn bởi liên quan đến nhiều ban ngành chức năng khác nhau. Ngoài ra, việc treo băng rôn, biển hiệu của sự kiện cũng cần được xin phép của chính quyền. Với nhiều thủ tục như vậy, nhiều doanh nghiệp đã ủy quyền cho Minh Nga Event có trách nhiệm xin giấy phép để thuận tiện và dễ đang hơn. Một số loại giấy phép mà doanh nghiệp cần có:

– Công văn xin phép tổ chức

– Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, công ty

– Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức sự kiện

– Giấy phép chứng nhận chất lượng và xuất xứ sản phẩm (đối với các hoạt động giới thiệu sản phẩm)

– Kịch bản chương trình

– Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm

Tham khảo: Tổ chức sự kiện có cần xin giấy phép không

• Thiết bị sự kiện

Khác với tổ chức sự kiện trong phòng hội nghị có lắp đặt sẵn các trang thiết bị, tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi doanh nghiệp phải mang theo nhiều thiết bị sự kiện cần thiết như: màn hình led, máy chiếu, hệ thống âm thanh ánh sáng, nhà bạt, nhà dù…Bên cạnh đó, công suất, công năng của các thiết bị phải lớn hơn để đảm bảo người tham dự có thể nghe, nhìn trong không gian cho phép.

• Thời gian

Tổ chức sự kiện là quá trình tổng hợp của nhiều công việc, hạng mục khác nhau. Điều này có nghĩa để tổ chức Event, đơn vị cần phân bổ thời gian hợp lý. Việc phân bổ thời gian không đồng đều, hay không cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn thời gian tổ chức sẽ làm Event khó thành công, ảnh hưởng đến kết quả của sự kiện.