Chọn địa điểm trong nhà hay ngoài trời để tổ chức sự kiện

Địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng nhất và cần được chuẩn bị từ sớm cho kế hoạch tổ chức sự kiện. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải chú ý lựa chọn địa điểm dựa theo đặc điểm riêng của mỗi sự kiện. Một câu hỏi lớn thường được đặt ra đầu tiên trước mỗi quyết định lựa chọn địa điểm là: Nên tổ chức sự kiện trong nhà hay ngoài trời? Kỷ Nguyên xin đưa ra những đánh giá khách quan để doanh nghiệp có thể lựa chọn câu trả lời thích hợp nhất cho mình trong bài viết sau.

1. Ưu nhược điểm khi tổ chức sự kiện trong nhà – ngoài trời

Dù là trong nhà hay ngoài trời thì mỗi địa điểm đều đem lại những bất lợi và thế mạnh riêng cho sự kiện. Khi quyết định lựa chọn địa điểm, doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc cả lợi ích của người tham gia và những khó khăn có thể xảy ra cho đội ngũ tổ chức sự kiện. Một trong những yếu tố quyết định đến sự lựa chọn này là đặc điểm ưu – nhược điểm riêng của từng sự kiện.

a. Địa điểm trong nhà:

Ưu điểm:

Thời tiết và nhiệt độ:

Đây có lẽ là lợi thế lớn nhất của việc tổ chức sự kiện trong nhà so với ngoài trời. Khả năng kiểm soát của ban tổ chức đối với thời tiết và nhiệt độ của các địa điểm trong nhà là rất lớn. Ưu điểm này cũng giúp cho việc trang trí cho sự kiện không bị giới hạn bởi các nguy cơ đến từ thời tiết (rơi, ướt, hỏng đồ đạc, … ).

Cơ sở vật chất:

Các địa điểm như khách sạn, trung tâm hội nghị, … thường đi kèm hệ thống cơ sở vật chất có sẵn. Điều này có nghĩa là người tổ chức sự kiện sẽ không phải lo lắng quá nhiều về hệ thống âm thanh, ánh sáng, ổ cắm điện, khu vực nhà vệ sinh, … cho sự kiện.

Kiểm soát an ninh:

Với các sự kiện trong nhà, việc kiểm soát an ninh của ban tổ chức sẽ dễ dàng hơn nhiều. Ban tổ chức có thể lựa chọn chỉ mở cửa trong một khung giờ nhất định, và dễ dàng quan sát số lượng người ra vào sự kiện. Vấn đề đảm bảo an ninh là đặc biệt quan trọng với các sự kiện có sự tham gia của người nổi tiếng.

Nên chọn địa điểm trong nhà hay ngoài trời để tổ chức sự kiện — *Ưu điểm về thời tiết*

Nhược điểm:

Giới hạn về không gian:

Với đặc điểm không gian cố định, việc lựa chọn địa điểm thích hợp với quy mô sự kiện là không hề dễ. Đặc biệt là khi sự kiện cần có khu vực chỗ ngồi cố định, quầy thức ăn, hay bao gồm các hoạt động tập thể, … Các sự kiện cũng thường có sự thay đổi về số lượng người tham gia vào phút cuối. Vì vậy, địa điểm cần được cân nhắc kỹ lưỡng trước khi lựa chọn.

Vận chuyển:

Nhiều địa điểm lâu đời có thể không có thang chở hàng, gây khó khăn cho việc tổ chức sự kiện. Ban tổ chức sẽ phải làm việc trước với nhà cung cấp địa điểm để quyết định cách vận chuyển đồ đạc, trang thiết bị, … sao cho phù hợp.

Chi phí và nhu cầu:

Chi phí thuê địa điểm trong nhà cho sự kiện là không hề rẻ. Đặc biệt vào các mùa cao điểm như mùa đông, mùa mưa, … nhu cầu đặt địa điểm trong nhà thường rất cao, khiến cho việc tìm kiếm và thuê địa điểm tổ chức sự kiện trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

b. Địa điểm ngoài trời

Ưu điểm:

Không khí và ánh sáng tự nhiên:

Trong điều kiện thời tiết đẹp, hầu hết mọi người đều thích không khí trong lành, thoáng đãng, cảnh đẹp và ánh sáng tự nhiên. Vì vậy nên khi tham dự các sự kiện ngoài trời, đặc biệt là các sự kiện diễn ra lâu, người tham gia sẽ ít cảm thấy mệt mỏi, bí bức hơn và tích cực tham gia vào các hoạt động trong sự kiện.

Không gian:

Không gian ngoài trời có thể giúp ban tổ chức sự kiện có thể linh hoạt, thoải mái hơn trong việc tổ chức các hoạt động tập thể, hay điều chỉnh cơ sở vật chất cho phù hợp với số người tham gia. Các ưu điểm của địa điểm ngoài trời cũng giúp ích cho việc sắp xếp vật dụng, thiết bị, xây dựng sân khấu, …

Chi phí:

Chi phí thuê các địa điểm tổ chức ngoài trời thường rẻ hơn đáng kể so với các địa điểm sự kiện trong nhà.

Nhược điểm:

Thời tiết:

Không ai có thể dự đoán chính xác được thời tiết. Vì vậy doanh nghiệp cần cân nhắc rất kỹ trong việc lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện. Ban tổ chức sự kiện cũng phải luôn có các kế hoạch đề phòng cho trường hợp thời tiết xấu (chuẩn bị bạt, khu vực trú mưa, … )

Cơ sở vật chất:

Các địa điểm ngoài trời thường không có sẵn cơ sở vật chất như địa điểm trong nhà. Việc chuẩn bị thêm trang thiết bị, đồ đạc, … có thể tạo ra một khoản chi phí phát sinh lớn nếu doanh nghiệp không có sự cân nhắc kỹ càng.

Các thủ tục:

Hầu hết các việc thuê các địa điểm công cộng như công viên, quảng trường, … đều có các quy định về thủ tục hành chính đi kèm. Doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý xin giấy phép, xin cấp phép đầy đủ khi muốn sử dụng các khu vực này để tổ chức sự kiện ngoài trời.

Như vậy, địa điểm trong nhà và ngoài trời đều có thể đem lại những lợi thế riêng cho sự kiện được tổ chức. Việc lựa chọn một trong hai phương án này phải dựa vào đặc điểm riêng của từng sự kiện. Vậy những sự kiện như thế nào thì doanh nghiệp nên tổ chức trong nhà? Sự kiện nào nên được tổ chức ngoài trời? Các doanh nghiệp có thể tham khảo cách lựa chọn cho mỗi sự kiện trong phần sau:

2. Lưu ý khi lựa chọn địa điểm cho mỗi sự kiện

Có rất nhiều yếu tố phải cân nhắc đến khi lựa chọn địa điểm, nhưng 5 yếu tố sau đây là quan trọng và căn bản nhất để sự lựa chọn đó là phù hợp nhất với sự kiện:

Ngân sách của sự kiện:

Ngân sách là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến mọi quyết định trong quá trình tổ chức sự kiện. Việc cân nhắc chi phí và chi phí có thể phát sinh của cả 2 loại địa điểm để đưa ra lựa chọn phù hợp với ngân sách của sự kiện là vô cùng quan trọng.

Thời điểm tổ chức sự kiện:

Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện, người tổ chức phải cân nhắc đến lợi ích của ngươi tham gia. Tùy theo điều kiện thời tiết tại thời điểm sự kiện diễn ra, ban tổ chức sẽ phải chọn địa điểm tạo sự thoải mái tối đa cho khách hàng và đối tác tham dự sự kiện.

Quy mô sự kiện:

Sự kiện phải được tổ chức ở địa điểm đáp ứng được yêu cầu về quy mô nhưng không vượt quá ngân sách dự trù.

Chủ đề của sự kiện:

Nếu sự kiện có chủ đề trang trọng, việc tổ chức trong nhà sẽ dễ dàng hơn cho việc chuẩn bị và trang trí sự kiện. Với các sự kiện cởi mở, thoải mái, bao gồm nhiều hoạt động thì các địa điểm ngoài trời lại có không gian phù hợp hơn.

Yêu cầu của khách hàng/đối tác:

Có thể đối tác hay khách hàng sẽ có yêu cầu cụ thể về địa điểm tổ chức. Trong trường hợp này, nếu thấy không gian chưa thích hợp, người tổ chức có thể kết hợp linh hoạt thêm các khu vực phụ (mái hiên, ban công, sân vườn,…) bên cạnh khu vực chính của sự kiện để khắc phục điểm yếu của mỗi loại địa điểm.

Như vậy, rõ ràng chỉ riêng việc lựa chọn địa điểm thôi cũng là một bước quan trọng và tương đối “khó nhằn” trong quá trình tổ chức sự kiện.