Khách mời tham dự lễ khai trương gồm có những ai?

Lễ khai trương là một dịp quan trọng đối với doanh nghiệp. Các khách mời tham dự lễ khai trương thường được lên danh sách từ trước. Việc lựa chọn đối tượng khách mời cho sự kiện này cũng rất quan trọng. Nó quyết định yếu tố hợp tác và mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp.

Vậy, những khách mời nào nên được ưu tiên trong lễ khai trương?

Đối tác

Khách mời tham dự lễ khai trương gồm có những ai? — *Đối tác*

Đây là đối tượng khách mời quan trọng nhất mang lại nhiều cơ hội cho doanh nghiệp. Các đối tác đến dự khai trương sẽ hiểu rõ hơn về cơ sở cũng như các sản phẩm của công ty. Từ đó, 2 bên có thể mở ra nhiều hướng phát triển mới.

Khách hàng thân thiết

Những khách hàng thân thiết của doanh nghiệp nên là một trong những đối tượng ưu tiên cho sự kiện này. Mặc dù họ đã tin dùng các sản phẩm của công ty nhưng sự chu đáo dành cho họ cũng sẽ mở ra nhiều cơ hội phát triển mới.

Những khách hàng hài lòng sẽ giới thiệu sản phẩm của bạn đến bạn bè, người thân và thậm chí mang đến cho bạn những đơn đặt hàng lớn.

Khách hàng mới

Đây là đối tượng khách hàng giúp bạn quảng bá sản phẩm của mình rộng rãi hơn. Khách hàng đến tiệc khai trương và được dùng thử các sản phẩm hoặc hiểu thêm về dịch vụ sẽ tiếp tục ủng hộ cho doanh nghiệp. Đồng thời, các khách hàng này sẽ là những khách hàng thân thiết trong tương lai.

Phân loại khách mời

– Theo kế hoạch tổ chức sự kiện có thể chia thành:

+ Khách mời chính thức

+ Khách mời dự bị

– Theo vị trí, vai trò hiện tại của khách có thể chia thành:

+ Khách mời là nhân vật quan trọng (khách VIP- Very important person, nhân vật quan trọng như: các quan chức chỉnh phủ hoặc, lãnh đạo của các đối tác trong công việc, lãnh đạo các doanh nghiệp lớn, nhân vật có vị trí, tầm ảnh hưởng lớn trong xã hội…)

+ Khách mời ở các cơ quan truyền thông (như nhà báo, phóng viên, quay phim…)

+ Khách mời là khách hàng

+ Khách mời là các nhà cung ứng

Các công việc chuẩn bị có liên quan đến khách mời

– Lập danh sách khách mời (guest list)

– Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách

– Kiểm tra, xác nhận (confirm) các thông tin có liên quan đến khách mời

– Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời

Qui trình chung lập danh sách khách mời

Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời với nhà đầu tư sự kiện

Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời

Tương ứng như cách phân loại khách mời (đã đề cập nói trên), cần phải lập các loại danh sách khách mời như:

– Danh sách khách VIP

– Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà ban tổ chức sự kiện muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện.

– Danh sách khách mời dự bị: gồm những người có thể thay thế cho những người trong danh sách khách mời chính thức khi họ không thể tham gia sự kiện.

– Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.

Trong danh sách khách mời khi mới lập ra thường chỉ cần các thông tin cơ bản như: Họ tên của khách mời, Chức danh/ đơn vị công tác, Địa chỉ, Số điện thoại (Email, fax, webside, để liên lạc), những điểm cần chú ý…

Bước 3: Kiểm tra danh sách khách mời. Đối với các sự kiện quan trọng nên có bước kiểm tra danh sách khách mời để tránh trùng lặp, bỏ sót thông tin và đặc biệt là các khách mời cần thiết.

Bước 4: Khẳng định danh sách khách mời. Trong một số trường hợp, nhà tổ chức sự kiện có thể đề nghị nhà đầu tư sự kiện khẳng định lại lần cuối danh sách khách mời. (nếu cần thiết, nhà đầu tư sự kiện cũng phải kí nhận vào danh sách khách mời).