Lên kế hoạch tổ chức chương trình nghệ thuật

Tổ chức chương trình nghệ thuật đòi hỏi phải có nhiều kĩ năng tổ chức sự kiện. Bởi đây thường là một chương trình có quy mô lớn, quy tụ nhiều nghệ sĩ cũng như khách mời. Do đó, để sự kiện diễn ra thành công đòi hỏi phải lên kế hoạch thật chi tiết.

Kế hoạch tổ chức chương trình nghệ thuật cần có những gì?

1. Ý tưởng, concept tổ chức sự kiện:

Cần xác định rõ các yếu tố cơ bản của chương trình nghệ thuật:

Hình thức tổ chức là gì? (liveshow nhạc trẻ, liveshow nhạc Bolero, đại nhạc hội, chương trình cải lương, múa rối, chương trình nghệ thuật kỉ niệm, chào mừng các ngày lễ lớn,….)
Mục tiêu tổ chức để thu lợi nhuận hay quảng bá thương hiệu
Xác định đối tượng khán giả
Thời gian và địa điểm tổ chức
Dự trù kinh phí

Lên kế hoạch tổ chức chương trình nghệ thuật — *Ý tưởng, concept tổ chức sự kiện:*

Sau khi trả lời được các câu hỏi ở bản tóm tắt, team tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thảo luận, đóng góp ý tưởng chi tiết cho chương trình. Ý tưởng chi tiết cần phải theo sát bản tóm tắt, đồng thời phải là những ý tưởng độc đáo, mới mẻ, không bị lặp lại, có tính thực tế. Ý tưởng này sẽ được nhóm tổ chức sự kiện thể hiện trên proposal (bản đề xuất), là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ.

2. Kịch bản chi tiết:

Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể hóa ý tưởng, rất quan trọng để chuẩn bị cho giai đoạn thực thi tiếp theo. Vì thế, khi lên ý tưởng hay lên kịch bản chi tiết thì đều cần đầu tư chất xám để Bao gồm:

Tạo bộ nhận diện thương hiệu (design): Thiết kế chủ đề (theme) của chương trình, thiết kế hình ảnh cho chương trình (banner, backdrop, standee, photobooth,…), thiết kế vé, phướn treo, tờ rơi,…
Tạo kịch bản khung chương trình, từ đó đưa ra kịch bản chi tiết. Nội dung kịch bản chi tiết phải bao gồm được cả nguồn nhân lực thực hiện, người chịu trách nhiệm ở mỗi vị trí là ai, timeline chính xác cho từng tiết mục, từng bộ phận trong chương trình,… Kịch bản này được xây dựng chặt chẽ, mỗi hạng mục đều có quy định rõ về nội dung, hình thức thể hiện, âm thanh nền, ánh sáng, các công nghệ khác (nếu có), hành động của từng khu vực trong cùng một thời điểm đều được tính toán cẩn thận và đều có bố trí nhân sự chịu trách nhiệm rõ ràng, có kinh nghiệm.
Lên kịch bản kĩ thuật (âm thanh, ánh sáng, visual, camera, các hiệu ứng,… trong chương trình sẽ hoạt động và phối hợp ra sao)
Phân tích rủi ro có thể xảy ra, lên một kịch bản về những rủi ro trong chương trình.

3.Thực hiện các công việc trong kế hoạch:

Tùy theo mức độ của chương trình sẽ cần khoảng thời gian thực hiện phù hợp. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như in banner, lắp đặt standee, treo phướn, xin cấp phép biểu diễn, liên lạc với các bên liên quan (lựa chọn nhà cung cấp dụng cụ, thiết bị, nhà in ấn; liên lạc với những nghệ sĩ, MC trong chương trình, với bên cho thuê địa điểm tổ chức) và kí kết hợp đồng.

Đặc biệt, đối với một sự kiện âm nhạc nghệ thuật chuyên nghiệp, trong giai đoạn này cần đặc biệt chú ý tới khâu truyền thông và quảng cáo cho chương trình. Với các chiến dịch marketing tốt, chương trình sẽ đạt được hiệu quả truyền thông cao nhất, có số lượng người biết tới và quan tâm nhiều nhất. Team truyền thông lúc này sẽ viết thông cáo báo chí, đăng tin bài về sự kiện trên các trang mạng xã hội để bất cứ đối tượng nào muốn tìm hiểu về sự kiện đều có thể dễ dàng truy xuất. Trên những trang này, mọi thông tin và diễn biến của chương trình đều được cập nhật nhanh nhẹn.

Đối với các sự kiện lớn, thậm chí đã có cả một loạt bài viết có định hướng với kế hoạch tổ chức tin bài, hình ảnh, video… bài bản được đưa ra trước, trong và sau sự kiện để nhằm tạo hành lang thông tin thu hút sự quan tâm của công chúng tới sự kiện đó.

Trong giai đoạn này, nhà tổ chức cũng cần trao đổi với các đối tác thường xuyên, đồng thời kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra trong chương trình.

4. Chạy chương trình:

Quá trình dàn dựng, chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện, tối thiểu là 1 hoặc 2 ngày trước khi chương trình diễn ra. Cần có một bảng liệt kê công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Các trưởng nhóm sẽ dựa theo kịch bản chi tiết để điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Khi có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

Giai đoạn chương trình diễn ra là giai đoạn quan trọng nhất, vì nó là “mùa thu hoạch”, thể hiện thành quả của cả quá trình đã chuẩn bị. Vì thế, team tổ chức sẽ tập trung toàn lực để quản lý chương trình lúc này. Các thành viên trong team tổ chức, team kĩ thuật và trợ lý nghệ sĩ, MC,… nên có bộ đàm để liên lạc, giải quyết mọi sự việc phát sinh ngay lập tức, và cũng để phối hợp nhịp nhàng hơn với nhau trong khi sự kiện diễn ra.

5. Truyền thông sau sự kiện:

Khi kết thúc chương trình, cần có những bài tổng kết sự kiện, bài viết trên các kênh truyền thông ngay sau đó để hoàn thành công tác truyền thông cho chương trình, cũng như khắc sâu thêm ấn tượng về chương trình trong lòng khán giả. Đồng thời, team tổ chức sự kiện cũng cần có một buổi họp để rút kinh nghiệm. Mỗi bộ phận sẽ báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót và ưu điểm trong quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.