Sự kiện Teabreak là gì? Nên tổ chức cho các sự kiện hay không ?

Thay vì một bữa tiệc mặn có chi phí cao thì một sự kiện teabreak với bữa tiệc nhẹ vẫn là một sự lựa chọn tuyệt vời trong những sự kiện của các tổ chức. Những buổi học ngắn hạn, những buổi hội thảo nhỏ sẽ nhận được sự hiệu quả cũng như sự hài lòng của người tham dự khi có một bàn tiệc teabreak nho nhỏ thưởng thức vào giờ nghỉ giải lao.

Tiệc teabreak không chỉ đơn thuần là một tiệc nghỉ giữa giờ, nó còn phần nào đại diện cho tác phong của doanh nghiệp, vì vậy không thể hời hợt trong khâu tổ chức. Dưới đây là những lưu ý khi chuẩn bị sự kiện teabreak.

Sự kiện teabreak là gì?

Teabreak là một sự kiện gồm bữa tiệc nhẹ có trái cây, bánh ngọt và đồ uống nhẹ – Nơi các vị khách tham gia có thể nghỉ ngơi, thư giãn và tận hưởng không gian thoải mái. Teabreak không mang tính chất trịnh trọng hay quá cầu kì, thay vào đó, tinh thần của một buổi tiệc teabreak đó là sự đơn giản, thoải mái và gần gũi với các khách mời.

Các công ty thường tổ chức sự kiện teabreak xen giữa các sự kiện mang tính chất công việc căng thẳng, mục đích là để các vị khách có thể thư giãn và giải lao giữa giờ tại các sự kiện này.

1. Xu hướng tổ chức sự kiện teabreak trong giờ nghỉ giải lao của sự kiện

Bất kỳ một buổi học hay hội thảo,sự kiện nào thì đều có những phần giờ breaktime nên ý tưởng có một bữa tiệc nhẹ giữa giờ cũng cố thêm tinh thần người học, người nghe là một sự chu đáo to lớn giúp tăng hình ảnh chuyên nghiệp ghi dấu trong tâm trí mỗi người tham gia.​

Bàn tiệc teabreak sẽ được đặt và trang trí ở bên ngoài sảnh khu vực hội họp, người tham dự sẽ thưởng thức các món ăn nhẹ này vào giờ nghỉ giải lao. Các món ăn có tại bữa tiệc teabreak thường gồm có cafe, nước trái cây, bánh ngọt loại nhỏ, trái cây tươi.

Một số hội thảo lớn sẽ có cả các món ăn mặn đơn giản nhưng điều này thường ít được áp dụng bởi các món mặn thường khiến hương vị của bữa tiệc nhẹ bị ảnh hưởng.

Một lưu ý nho nhỏ khi đặt bàn tiệc teabreak tại hội thảo là sự cần thiết khi có một người lễ tân phụ trách hướng dẫn khách tham dự và giải quyết các sự cố không mong muốn.

Một sự kiện teabreak có diễn ra trơn tru hay không phụ thuộc khá nhiều vào sự chăm sóc tận tình của người phụ trách lễ tân bàn tiệc.

Công việc hành chính vốn đã rất bận rộn nên thời gian các đồng nghiệp ăn uống cùng nhau khá khó sắp xếp, chính vì vậy với bữa tiệc teabreak sẽ đảm bảo việc tiết kiệm thời gian cũng như chi phí thực hiện.

2. Lợi ích của việc tổ chức sự kiện teabreak giữa giờ

– Giúp khách mời cảm thấy bớt nhàm chán, buồn tẻ

Với những sự kiện mang tính chất hội họp chẳng hạn là những hội nghị khách hàng, hội thảo, hội nghị ra mắt sản phẩm mới,… thường có mục đích chính là truyền tải khối lượng lớn thông tin đến khách hàng và diễn ra với thời gian tương đối dài.

Chính điều này làm cho nhiều khách mời dễ rơi vào trạng thái buồn ngủ, nhàm chán. Do đó, khi tổ chức bữa tiệc teabreak thư giãn giữa giờ sẽ giúp mọi người cảm thấy thoải mái, vui vẻ đồng thời nhanh chóng nạp lại nguồn năng lượng cần thiết cho phần sự kiện còn lại.

Khi tiệc teabreak diễn ra thì thời gian sẽ cảm giác như trôi nhanh hơn. Các vị khách mời sẽ thấy mọi việc trôi nhanh chóng, không còn bị ngán ngẩm với những thông tin dài dòng, khô khan.

– Sự kiện teabreak là cách đem mọi người tới gần nhau hơn

Không chỉ với mục đích lấy lại năng lượng trong một không gian lý tưởng,một bữa tiệc teabreak là khoảng thời gian để những khách mời có thể gắn kết với nhau. Đôi khi họ có thể trò chuyện, hỏi han hay trở thành bạn của nhau qua khi cùng ăn miếng bánh, cùng chọn ly nước,…

– Mở rộng hệ thống khách hàng, đối tác cho đơn vị

Tiệc teabreak thể hiện rõ được sự chuyên nghiệp trong cách thức tổ chức, quy mô của các cá nhân hay đơn vị tổ chức sự kiện. Do đó, đây cũng được xem là một hình thức mời gọi khách hàng, ghi dấu ấn tượng với các khách mời để đơn vị có thêm những khách hàng mới trong tương lai.

Bên cạnh đó, cung cách phục vụ, cách thức tổ chức bữa tiệc cũng phần nào giúp khách mời đánh giá đơn vị và có thể sẽ trở thành đối tác trong một ngày không xa.

Chính vì thế có thể nói rằng một sự kiện teabreak lại trở thành cơ hội để đơn vị có thể phát triển hơn mà không mất nhiều chi phí như những cách tìm kiếm khách hàng, đối tác thông thường.

3. Những vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện teabreak

– Chọn địa điểm tổ chức tiệc teabreak

Địa điểm tổ chức tiệc teabreak là nơi rộng rãi, thoải mái, có thể chứa được nhiều khách khứa nhưng không gây tù túng ngột ngạt. Tiệc teabreak thường là tiệc đứng nên không gian tổ chức phải phù hợp và tiện lợi cho khách đi lại và trò chuyện.

Mặt khác, cần lưu ý nơi tổ chức tiệc không nên quá xa so với nơi tổ chức sự kiện để khách khứa thuận tiện di chuyển.

– Trang trí bàn tiệc teabreak

Sự đen xen màu sắc chính là yếu tố tạo nên sự tinh tế trong bữa tiệc teabreak. Vị trí đặt đồ uống tốt nhất nên là vị trí sát tường để tránh trường hợp đổ vỡ, bạn có thể đan xen các đĩa trái cây và các đĩa bánh.

Tùy thuộc vào tính chất của bữa tiệc mà chọn cách trang trí cho phù hợp. Tuy nhiên, tiệc teabreak không yêu cầu phải trang trí quá rườm rà và chi tiết. Bạn chỉ cần tạo ra không gian sạch sẽ, lịch sự, chỉnh chu và thoải mái, phù hợp để khách khứa thư giãn và tận hưởng bữa tiệc.

– Xác định số lượng khách mời và lên thực đơn cho buổi tiệc

+ Lên thực đơn dựa vào kinh phí tiệc: bạn không thể lựa chọn “bừa bãi” món cho thực đơn tiệc. Cần cân nhắc dựa trên mức ngân sách bạn có cho buổi tiệc để lên thực đơn phù hợp.

+ Thực đơn dựa trên tính chất bữa tiệc teabreak: dựa vào số lượng khách cũng như tính chất khách mà chọn những món phù hợp.

+ Phân bổ phù hợp giữa các món: cần đảm bảo có đủ các món bánh, trái cây, đồ uống. Không nên lên thực đơn tiệc teabreak quá nhiều cho món này để thâm hụt sang món khác.

+ Chọn chất lượng thay vì số lượng: không lên thực đơn quá nhiều món và quá cầu kỳ. Có thể chọn ít món nhưng cần đảm bảo ngon và chất lượng.

+ Khoa học và hợp với đồ uống: chọn bánh và trái cây phù hợp với đồ uống cũng như ngược lại.

+ Đặt món tại cơ sở uy tín và chất lượng.

Đây là bước quan trọng để có một bữa tiệc teabreak hoàn hảo. Để lên được menu tiệc teabreak hoàn chỉnh, bạn cần có được một số chỉ số quan trọng về chi phí tổ chức, số lượng người tham dự bữa tiệc cũng như nghiên cứu cơ bản về sở thích của mọi người.

Để đĩa trái cây tiệc teabreak thêm trang trọng, bạn nên chọn các loại trái cây có màu sắc đa dạng giúp cho bước trang trí trở nên dễ dàng hơn.

– Chuẩn bị không gian tiệc teabreak

Nếu gặp phải vấn đề không gian, bạn có thể tính đến bước sắp xếp lại bàn ghế để có một bữa tiệc teabreak ấm cúng hơn. Sau khi đã có bàn ghế cho bữa tiệc, bạn cũng nên tính toán xem có cần lọ hoa trang trí hay đèn, nến hay không?…

– Chuẩn bị dụng cụ cho bữa tiệc

Tại bữa tiệc teabreak các dụng cụ quan trọng là: bát, đĩa, bình hâm cà phê, muỗng, ly, dĩa, nĩa, bình đựng nước trái cây, khay. Những dụng cụ này cần được lựa chọn dựa vào nhu cầu và phong cách của thực khách nhằm tạo sự hài lòng cho họ.

Bên cạnh đó, một buổi tiệc teabreak cần có nhân viên phục vụ để có thể tạo cho sự tiện lợi cho khách mời khi sử dụng tiệc trà và sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của họ bất kỳ lúc nào mà tiệc teabreak đang diễn ra.

– Phối hợp nhịp nhàng với nhân viên

Đây là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công cho một buổi tiệc teabreak bởi mỗi một cá nhân sẽ có những công việc cụ thể riêng, nếu được phân chia rõ ràng và hoàn thành tốt thì sẽ làm cho thực khách hài lòng và tạo sự ấn tượng tốt nhất cho họ.

Tác phong phục vụ rất quan trọng với một buổi tiệc teabreak. Bạn phục vụ chu đáo sẽ khiến khách khứa hài lòng và có ấn tượng tốt hơn về bữa tiệc. Hãy quyết định số lượng người phục vụ cụ thể, chuẩn bị những vật dụng cần thiết để phục vụ khách khi khách cần: dao, đĩa, thìa, khăn giấy,…

– Loại nhạc sử dụng

Người ta thường mở nhạc trong các buổi tiệc teabreak để tạo ra không gian thư giãn cho khách khứa. Các loại nhạc được sử dụng thường là Piano, nhạc không lời, Ballad nhẹ nhàng,…

Tránh mở các loại nhạc có tính chất quá mạnh như Rock,… không phù hợp với bữa tiệc và khiến khách khứa cảm thấy khó chịu.

4. Dịch vụ tổ chức sự kiện teabreak trọn gói tại Tp.HCM

Nếu bạn cảm thấy bối rối và không biết làm thế nào để tổ chức tốt một buổi tiệc teabreak, phương án tốt nhất là hãy lựa chọn cho mình một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ biết bạn cần gì và họ có nhiều kinh nghiệm để có thể giúp đỡ bạn tốt nhất.

Phạm Gia Media đã và đang là đơn vị hợp tác của nhiều thương hiệu lớn tại Tp. HCM, chúng tôi cung cấp các dịch vụ tổ chức tiệc teabreak từ số lượng nhỏ đến hàng trăm khách hàng. Chắc chắn bạn sẽ cần:

– Một đơn vị mang lại thực đơn tiệc teabreak Tp. HCM đa dạng, phong phú.

– Một đơn vị cung cấp tiệc teabreak đúng giờ, đúng địa chỉ, không phát sinh rủi ro.

– Một đơn vị giúp bạn set up bàn tiệc teabreak Tp. HCM chuyên nghiệp, tinh tế và sang trọng.

– Một đơn vị uy tín, đảm bảo trái cây tươi ngon, xuất xứ rõ ràng.

– Một đơn vị có dịch vụ tư vấn và chăm sóc khách chu đáo, tận tâm.

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm cũng như các giải pháp chuyên nghiệp về tiệc teabreak không qua trung gian, tiết kiệm tối đa chi phí cho khách hàng mà vẫn đảm bảo mọi tiêu chí đề ra. Phạm Gia Media là địa chỉ uy tín và tin cậy luôn sẵn sàng phục vụ các doanh nghiệp và tổ chức.