Truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Chiến lược truyền thông nội bộ của doanh nghiệp cần quan tâm đến trải nghiệm thực sự của đội ngũ nhân tài hơn là việc chỉ gửi đi những thông điệp tự động.

Truyền thông nội bộ (Internal Communications) là chuỗi các hoạt động giúp gắn kết nội bộ nhân sự trong tổ chức, doanh nghiệp. Quá trình này ảnh hưởng trực tiếp để các hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp, quyết định sự đoàn kết và vững mạnh từ bộ phận nhân viên, giúp doanh nghiệp vận hành đúng theo tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Bên cạnh đó là việc lan tỏa các giá trị từ thương hiệu của công ty đến xã hội mà trực tiếp là khách hàng.

Chuỗi các hoạt động truyền thông nội bộ bao gồm việc truyền đạt thông tin đến các bộ phận trong công ty, các hoạt động dã ngoại, teambuilding giữa các phòng ban, các buổi chia sẻ, định hướng từ lãnh đạo, cuộc thi nội bộ, chương trình chăm sóc sức khỏe tinh thần cho nhân viên, … Tất cả các hoạt động đều hướng về một mục đích chung là gắn kết nội bộ. Vậy, làm thế nào để có một chiến lược truyền thông nội bộ tốt? Cùng Talent Brand điểm qua 4 lưu ý để cải thiện chiến lược truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp.

Giao tiếp từ lãnh đạo không bao giờ lỗi thời

Những nhà lãnh đạo trong công ty bên cạnh việc điều hành tổ chức còn có một vai trò quan trọng trong việc định hình văn hóa giao tiếp trong công ty. Họ là nguồn cảm hứng làm việc cho nhân viên và thúc đẩy tinh thần nhân viên cho những mục tiêu tiếp theo trong chu trình kinh doanh của tổ chức. Các nhà lãnh đạo được đào tạo về khả năng giao tiếp càng tốt, thì mức độ hoàn thành công việc của các nhóm mà họ tham gia càng cao, điều này dẫn đến sự vận hành trơn tru cho toàn bộ tổ chức.

Mặt khác, việc giữ kết nối với lãnh đạo và các luồng thông tin “Top – Down” từ họ có thể cải thiện đáng kể tinh thần của các nhân viên bị “Left behind” (Các nhân viên có kết quả làm việc sụt giảm hay không tìm được cách hòa nhập cùng đồng nghiệp). Lúc này, lãnh đạo đóng vai trò là một hình mẫu trong suy nghĩ – lời nói – hành động. Điều này được thể hiện qua các buổi chia sẻ kinh nghiệm, cách làm việc hoặc là các cuộc gặp nhỏ giữa những nhân viên có kết quả hoạt động không đạt KPI và cấp quản lý trực tiếp của họ.

Nhưng, bên cạnh việc giữ kết nối với các lãnh đạo và quản lý, thì còn những lưu ý nào nữa trong quá trình truyền thông nội bộ của doanh nghiệp?

Truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp cần lưu ý gì? — *Marjorie O’Connell (chuyên gia truyền thông đến từ AkzoNobel)*

Marjorie O’Connell (chuyên gia truyền thông đến từ AkzoNobel) chia sẻ rằng: ” Nếu bạn không đo lường được hiệu quả của những thông điệp mà bạn đang truyền đạt, thì việc làm truyền thông là vô nghĩa ” và đây cũng là lưu ý thứ 2 của chúng ta.

Phân tích các kênh truyền thông là điều cần thiết

Các chỉ số truyền thông sẽ giúp cho doanh nghiệp đánh giá được kết quả của chiến lược truyền thông nội bộ. Việc đo lường các chỉ số truyền thông là một điều cực kỳ quan trọng trong thời đại mà tất cả mọi thứ đều được số hóa. Có hai loại hình ở đây là “Phân tích định lượng” và “Phân tích định tính”.

“Phân tích định lượng” là việc đo lường các con số của chiến lược truyền thông chẳng hạn như: Bài viết có bao nhiêu lượt nhấp chuột? Có bao nhiêu lượt tiếp cận? bao nhiêu lượt đọc? Bao nhiêu lượt chia sẻ số lần mở ảnh, số lượt xem video? Thời gian xem video trung bình? Bao nhiêu tin nhắn được đọc? Tỷ lệ mở email? Tỷ lệ truy cập vào đường link ở email? …

“Phân tích định tính” là việc xem xét thái độ tiếp cận của nhân viên và tính hữu dụng của các công cụ truyền thông. Ví dụ: Nhân viên có vui vẻ khi phải chia sẻ thông điệp về công ty? Nhân viên có sẵn sàng giới thiệu môi trường làm việc cho người thân của họ? Khi nói về công ty, cảm xúc của họ như thế nào? hay là kênh truyền thông nào phù hợp với chiến dịch nhất? Hoạt động của kênh đấy là như thế nào? Nội dung truyền thông có phù hợp hay không? …

Thấu hiểu doanh nghiệp và các vấn đề nội tại

Mỗi doanh nghiệp đều có tầm nhìn và sứ mệnh riêng biệt của họ. Bên cạnh đó, tùy vào mỗi thời điểm kinh doanh, phụ thuộc vào tình hình thị trường và tình hình xã hội thì doanh nghiệp sẽ gặp các vấn đề khác nhau. Tháng 3/2020 khi dịch COVID19 bùng phát mạnh thì bài toán đặt ra cho các nhà làm truyền thông nội bộ chính là: Làm sao củng cố tinh thần nhân viên với các quyền lợi của công ty trong khoản thời gian “work from home”? Việc xử lý vấn đề này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần nhân viên và sự đóng góp của họ vào quá trình vận hành của tổ chức.

Khi đã hiểu rõ tình hình hiện tại của doanh nghiệp, những nhà làm truyền thông sẽ dễ dàng lựa chọn các phương thức truyền thông, các công cụ truyền tải thông điệp phù hợp với doanh nghiệp nhất dựa trên các tiêu chí đánh giá tình hình nội tại và ngoại sinh.

Mặt khác, các nhân viên truyền thông nội bộ nên tìm cách hiểu và nói chung một ngôn ngữ với doanh nghiệp chứ không đơn thuần là nói ngôn ngữ của người làm truyền thông. Khi đó, việc định hướng phát triển trong các cuộc họp sẽ dễ dàng hơn với chính người làm truyền thông và với chính doanh nghiệp. Doanh nghiệp hiểu hết vấn đề của mình nhưng không biết cách trình bày với các nhà truyền thông và khi ấy cuộc họp sẽ đi vào ngõ cụt khi “bất đồng ngôn ngữ” với nhau; cũng có trường hợp doanh nghiệp họ vẫn chưa nhìn ra vấn đề nội bộ của họ, vai trò của nhân viên truyền thông nội bộ khi ấy chính là đưa ra định hướng cho doanh nghiệp một cách dễ hiểu nhất.

“Địa phương hóa” cách tiếp cận là chìa khóa của cả chiến dịch

Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp đề cao D&I (Đa dạng và Hòa hợp) trong tổ chức ví dụ như các doanh nghiệp đa quốc gia. Bởi vì, các chiến dịch truyền thông trên các công ty lớn, tập đoàn đa quốc gia phải chú ý đến các nền văn hóa khác nhau trong tổ chức của họ để đáp ứng yếu tố D&I trong môi trường làm việc tại các trụ sở ở những quốc gia khác nhau.

ên cạnh đó, vẫn phải giữ được những yếu tố là bản sắc riêng của công ty trong các nền văn hóa khác nhau. Người làm truyền thông cần lựa chọn hình thức triển khai, nội dung triển khai và công cụ triển khai phù hợp để vận hành một cách trơn tru và mạch lạc.

Ví dụ: Người Việt hay sử dụng Facebook, Zalo và LinkedIn. Vì thế, các doanh nghiệp lớn không thể bỏ qua những kênh này trong việc truyền tải thông điệp truyền thông của họ.

Thế nhưng, đối với thị trường Mỹ, Twitter và Linkedin là hai công cụ chính để người dùng kể câu chuyện của mình. Ngoài ra, Instagram cũng được lựa chọn cho các lãnh đạo trong việc truyền tải thông điệp cá nhân.

Đối với các tập đoàn có trụ sở tại Trung Quốc thì sao? Weibo và Wechat được sử dụng cho tất cả các nền tảng mạng xã hội và đây cũng là 2 kênh làm truyền thông nội bộ của các tập đoàn có trụ sở tại Trung Quốc.

Tạm kết:

Truyền thông nội bộ là một lĩnh vực không mới trên thị trường hiện nay, nhưng làm cách nào để chiến lược truyền thông nội bộ của doanh nghiệp đạt hiệu quả tốt nhất và tạo được ảnh hưởng tích cực đến nhân viên là một vấn đề chưa bao giờ hết “đau đầu”.

Hy vọng những lưu ý này sẽ giúp doanh nghiệp có thể định hình rõ ràng hơn chiến lược truyền thông nội bộ của mình. Khi ấy, mỗi nhân viên của công ty chính là những đại sứ truyền thông thương hiệu cho công ty.