Xây dựng chi phí tổ chức chương trình

Trong tổ chức sự kiện, xây dựng chi phí tổ chức chương trình là bước quan trọng để các agency có thể hiện thực hóa các ý tưởng, bản hợp đồng của các doanh nghiệp. Bởi trong nền kinh tế thị trường đầy khó khăn, cuộc chiến giá thành luôn được các doanh nghiệp chú trọng. Dù bản kế hoạch, ý tưởng của bạn có đặc sắc, hấp dẫn đến đâu nhưng nếu ngân sách vượt quá hạn mức cho phép của doanh nghiệp thì khó thực hiện được chương trình.

CÁCH XÂY DỰNG CHI PHÍ TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN HỢP LÝ

• Tạo mối quan hệ với các đối tác, nhà tài trợ

Những lợi ích từ những đối tác sẽ giúp kiếm tìm được nhiều nhà tài trợ không chỉ trong lĩnh vực tổ chức sự kiện mà còn nhiều ngành nghề khác. Nhiều người cho rằng, trung thành với một nhà cung cấp sẽ tốt hơn là mở rộng nhiều mối quan hệ với các đơn vị khác. Bởi mối quan hệ đã quen thuộc, hiểu rõ được cần làm gì mà không phải mất nhiều thời gian trao đổi, bàn bạc.

Tuy nhiên, chính điều này đang làm các agency đi vào lối mòn, không sáng tạo, năng động. Không phải lúc nào trong mối quan hệ trung thành đó, nhà cung cấp đối tác đã đưa ra giá thành rẻ, dịch vụ, sản phẩm chất lượng. Vậy tại sao bạn không thử mở rộng để nhận được nhiều lợi ích hơn?

• Đặt mình vào vị trí khách hàng

Đứng trên góc độ là khách hàng khi có nhu cầu tổ chức Event, chắc chắn bạn luôn mong muốn được sử dụng những dịch vụ, sản phẩm chất lượng, giá thành rẻ. Vậy thì đó cũng là suy nghĩ, mong muốn của khách hàng khi đến với công ty bạn. Thấu hiểu khách hàng, đặt vị trí bản thân vào khách hàng bạn sẽ tìm được những nhà cung cấp, đơn vị tốt nhất. Đừng ngần ngại đề xuất những hạng mục cần thiết và loại bỏ những điều không cần thiết cho khách hàng.

• Liên tục cập nhật giá cả thị trường

Giá cả luôn thay đổi và cần tìm các nhà sản xuất, đơn vị cung cấp có giá thành thấp. Với nhiều nhân viên thường sử dụng những báo giá của năm trước mà không tìm hiểu, cập nhất giá cả trên thị trường. Chính sự chủ quan của agency sẽ làm “tuột mất” khách hàng tiềm năng bởi bảng báo giá quá cao, vượt ngoài tầm ngân sách cho phép.

Đôi khi chính những lần tìm hiểu thị trường, bạn sẽ được các đơn vị khác tư vấn, gợi ý những ý tưởng mà chính bạn cũng chưa từng nghĩ đến. Chính điều này sẽ giúp chương trình của bạn thêm phần khác biệt, ấn tượng hơn.

• Lập bảng báo giá rõ ràng

Báo giá cho khách hàng cũng là cần kỹ năng cần thiết. Không phải bạn cứ dập khuôn nhập giá các hạng mục và gửi đi là khách hàng sẽ đồng ý ký kết hợp đồng. Hãy đọc thật kỹ bản kế hoạch, yêu cầu của khách hàng để chọn lọc những gì cần đưa vào bảng báo giá.

Các khoản mục thường có trong bảng xây dựng chi phí tổ chức sự kiện: địa điểm, đồ ăn uống, thuê thiết bị sự kiện, thiết kế sân khấu sự kiện, in ấn, thuê phòng, nhân sự, biểu diễn văn nghệ, chi phí dự phòng, phát sinh…cần được sắp xếp hợp lý để có thể thuyết phục khách hàng.

• Luôn dự trù chi phí rủi ro

Một trong những yếu tố khó nắm bắt nhất trong tổ chức sự kiện là sự rủi ro, bất ngờ phát sinh. Dù bạn có lên kế hoạch chi tiết đến đâu nhưng khi tiến hành thực hiện sẽ vẫn có những rủi ro xảy ra. Chính vì vậy, dự trù các khoản phí rủi ro là điều tất yếu.

Với những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hay không có đủ năng lực quản lý ngân sách sự kiện nên tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Bởi họ có kinh nghiệm tổ chức, nhân sự sự kiện để giúp doanh nghiệp thực hiện chương trình hiệu quả, tối ưu chi phí tổ chức.