5 Lưu ý khi tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một cách thức để quảng bá và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp, chịu sự chi phối của rất nhiều yếu tố khác nhau, trong đó có những yếu tố luôn luôn vận động và biến đổi không ngừng. Chính vì vậy, trước khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải lưu ý tính toán và chuẩn bị kĩ càng thì mới có thể đạt được mục tiêu đã đề ra. Bằng kinh nghiệm nhiều năm tổ chức sự kiện của mình, Phạm Gia Media chúng tôi xin tổng hợp lại 5 lưu ý khi tổ chức sự kiện mà bạn cần phải nhớ, nếu không sẽ “sai một ly đi một dặm”.

5 LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUAN TRỌNG CẦN NHỚ

• Chuẩn bị tốt địa điểm

Lưu ý quan trọng đầu tiên mà bạn cần phải nhớ mỗi khi tổ chức Event đó là hãy chuẩn bị địa điểm tổ chức Event thật tốt. Một số yêu cầu đối với trung tâm tổ chức sự kiện như: giao thông thuận tiện, dễ tiếp cận; phù hợp với tính chất của sự kiện; có khả năng chứa đủ lượng khách mời dự kiến và có thể mở rộng trong trường hợp phát sinh. Bạn hãy nhớ rằng, tuyệt đối đừng nên thay đổi địa điểm tổ chức sự kiện vào những phút chót. Bởi vì đó chính là một trong những lý do làm cho sự kiện của bạn bị thất bại.

• Làm việc với người dẫn chương trình

Lưu ý khi tổ chức sự kiện tiếp theo mà bạn cần phải nhớ đó là hãy làm việc với đội ngũ những người dẫn chương trình. Mặc dù kịch bản dẫn chương trình được chuẩn bị rất kĩ càng, hấp dẫn nhưng người truyền đạt kịch bản hay MC không nắm vững nội dung sự kiện thì chương trình cũng khó có thể mà thành công tốt đẹp được. Bởi MC dẫn chương trình sự kiện chính là cầu nối giữa doanh nghiệp với những người tham dự, là người thay mặt doanh nghiệp truyền tải những thông điệp đến khách hàng, đối tác và người tham dự. Chính vì vậy, hãy trao đổi, làm việc với họ, để đảm bảo người dẫn chương trình cũng đã sẵn sàng chào đón sự kiện của bạn.

• Làm việc với đội ngũ PG, người nổi tiếng

Xu hướng tổ chức sự kiện hiện nay thường mời người nổi tiếng tham dự, sử dụng đội ngũ PG chuyên nghiệp. Họ thường đảm nhận vai trò là người tiếp đón khách mời, hoặc là hình ảnh đại diện cho doanh nghiệp hay là yếu tố để cho sự kiện của bạn trở nên thu hút hơn. Sự chuyên nghiệp của PG, tầm ảnh hưởng của người nổi tiếng trong xã hội sẽ tạo dựng được uy tín sự kiện. Minh chứng là thực tế đã có nhiều doanh nghiệp do quá chủ quan, không lưu ý đến yếu tố này, mà làm cho quá trình tổ chức sự kiện vẫn còn nhiều “sạn”.

• Chuẩn bị tốt thiết bị sự kiện

Lưu ý khi tổ chức sự kiện khác nữa là phải chuẩn bị thật tốt phần thiết bị sự kiện. Bởi vì, âm thanh ánh sáng sân khấu, hệ thống máy chiếu hiện đại là yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tổ chức sự kiện của bạn. Thiết bị sự kiện sẽ giúp chương trình ấn tượng cả về hình thức và nội dung, mang đến các tiết mục nghệ thuật biểu diễn lôi cuốn. Hãy đảm bảo chắc chắn rằng các thiết bị này cũng đã được chuẩn bị rất kỹ lưỡng, đáp ứng mọi tiêu chuẩn, yêu cầu của tổ chức sự kiện.

• Lập kế hoạch quản trị rủi ro

Như chúng tôi đã trình bày ở phần mở đầu của bài viết, việc tổ chức sự kiện thường chịu sự chi phối và ảnh hưởng của rất nhiều các yếu tố khác nhau. Vậy nên, việc lập kế hoạch quản trị rủi ro là thực sự cần thiết, nó đảm bảo bạn đã lường trước được hết những tình huống xấu có thể xảy ra, cũng như đã có phương án xử lý hợp lý nhất.

Trên đây là 5 lưu ý khi tổ chức sự kiện rất quan trọng mà bạn cần phải nhớ. Ngoài những lưu ý này, bạn cũng nên chạy thử chương trình trước 1 hoặc 2 ngày sự kiện diễn ra. Mục đích để đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng, các bộ phận đã phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng, ăn khớp.

Chúc bạn thành công!