Hậu cần tổ chức sự kiện online cần chuẩn bị gì?

Công tác hậu cần cho sự kiện online được đặc biệt chú trọng. Nhưng nhiều người vẫn còn đang loay hoay chưa biết bắt đầu tư đâu với một sự kiện online. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, khả năng bắt nhịp những xu hướng mới, Phạm Gia Media sẽ chia sẻ với bạn những điều cần làm để chuẩn bị cho một sự kiện online.

Lưu ý cho công tác hậu cần khi tổ chức sự kiện online

Lên kế hoạch cho công tác hậu cần:

Trước khi bắt tay vào thực hiện bất cứ một sự kiện nào cũng cần có kế hoạch cụ thể. Đối với hậu cần, kế hoạch là yếu tố quan trọng quyết định thành công của sự kiện.

Bạn cần checklist cụ thể những việc cần làm. Sau đó, phân công cụ thể cho các thành viên của ban hậu cần. Có như vậy, các công việc mới đảm bảo được hoàn thành đầy đủ và đúng tiến độ.

Đặc biệt là sự kiện online, công tác hậu cần trong suốt quá trình diễn ra phải đảm bảo các yếu tố nhanh chóng và không gây ra tiếng ồn. Bởi hình thức trực tuyến đòi hỏi phải có một không gian đủ yên tĩnh để âm thanh phát lên được chất lượng.

Cần sự hỗ trợ của nhiều nhân viên kỹ thuật:

Với hình thức online chủ yếu sử dụng các máy móc thiết bị nên cần một số lượng nhân viên kỹ thuật giàu chuyên môn. Khi có bất kỳ tình huống nào về kỹ thuật xảy ra phải kịp thời xử lý ngay.

Bên cạnh đó, trước khi sự kiện diễn ra phải kiểm tra thật kỹ các thiết bị ghi hình, ghi tiếng. Cần có một buổi chạy chương trình trước ngày sự kiện diễn ra chính thức.

Hậu cần tổ chức sự kiện - Phạm Gia Media — Đội ngũ kỹ thuật – Phạm Gia Media

Nắm rõ nội dung của sự kiện:

Ngoài việc kiểm tra kỹ lưỡng, các nhân viên kỹ thuật cần nắm rõ nội dung của sự kiện. Có như vậy, khi có bất kỳ rủi ro nào xảy ra cũng có thể kịp thời ứng biến.

Kiểm soát và kết hợp các hoạt động phía sau để tránh những sai sót không đáng có. Với những sự kiện khai trương, khánh thành hay tổ chức âm nhạc nó đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Xem Thêm: Thuê PG sự kiện – Phạm Gia Media

Có phương án dự phòng với những tình huống bất ngờ:

Dù là sự kiện online hay offline chắc chắn sẽ có những vấn đề không mong muốn xảy ra. Công tác hậu cần cần có những phương án dự phòng. Ví dụ: chuẩn bị thêm các thiết bị như hình ảnh, âm thanh, ánh sáng…

Bên cạnh đó, trước sự kiện cũng cần trao đổi trước với các khách mời để phối hợp nhịp nhàng trong quá trình ghi hình.

Công ty Phạm Gia Media với đội ngũ nhân viên hậu cần tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ bạn trong công tác chuẩn bị. Hãy liên lạc với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ những dịch vụ cũng như phương án tốt nhất cho một sự kiện online.