Lên kế hoạch tìm nhà đầu tư cho sự kiện thời trang

Sự kiện thời trang thường được các NTK tổ chức để quảng bá BST mới của mình. Sự kiện này quy tụ dàn người mẫu tên tuổi cũng như nhiều nghệ sĩ nổi tiếng. Do đó, chi phí để sản xuất đòi hỏi khá lớn.

Đối với các sự kiện mang giá trị truyền thông lớn như thế này có thể kêu gọi các nhà đầu tư để tiết giảm chi phí và mang lại lợi ích cho cả hai bên. Tuy nhiên, kêu gọi truyền thông là một công tác khó, đòi hỏi phải có nhiều kinh nghiệm.

Kế hoạch thu hút nhà đầu tư cho sự kiện thời trang:

Xác định nhà tài trợ tiềm năng

Đối với sự kiện thời trang bạn nên nhắm đến các công ty có liên quan đến lĩnh vực này. Những đối tác như thế thường có nhu cầu quảng bá thương hiệu nhưng chi phí để tổ chức một sự kiện hoành tráng thì họ chưa đủ. Khi đầu tư cho sự kiện của bạn họ vẫn có được giá trị truyền thông nhưng mức chi phí đưa ra hợp lý hơn.

Xác định ngân sách sự kiện

Bước này là khâu quan trọng nhất của sự kiện và cả việc xin tài trợ. Bạn cần nắm chắc kế hoạch về kinh phí tổ chức để trao đổi với nhà đầu tư. Bởi bất cứ một doanh nghiệp nào khi lựa chọn tài trợ cũng xem xét thật kĩ chi phí của sự kiện. Điều này còn cho đối tác thấy được quy mô của sự kiện mà bạn tổ chức.

Cân nhắc các gói tài trợ:

Một điểm cần lưu ý nữa là, nếu là tài trợ tiền mặt, thông thường nhà tài trợ chỉ ứng trước 50% đến 70% giá trị tài trợ chương trình, sau khi bạn đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho họ trong chương trình và chương trình kết thúc tốt đẹp, họ sẽ quyết định tiếp về phần còn lại.

Bạn cần cân nhắc điều này để chuẩn bị một khoản ngân sách đủ để làm sự kiện trong trường hợp chưa nhận đủ 100% giá trị tài trợ, và không bị “đổ nợ” nếu nhà tài trợ từ chối chi trả khoản còn lại nếu chương trình không thành công như mong đợi.

Đưa ra những lợi ích mà khách hàng mong muốn

Đừng chăm chăm giới thiệu sự kiện của bạn có gì mà hãy cho khách hàng biết nếu họ đầu tư cho bạn họ sẽ nhận được gì. Đối với các gói tài trợ nên tối đa các ưu đãi mà nhà tài trợ nhận được, để họ có cảm giác số tiền mà họ bỏ ra xứng đáng với những gì thu lại được.

Thời điểm thích hợp nhất:

Những chương trình lớn, trị giá một vài tỷ đồng, thông thường phải gởi hồ sơ chào tài trợ trước cả năm để nhà tài trợ sắp xếp đưa vào kế hoạch marketing của mình. Những chương trình dưới 100 triệu thì có thể được ra quyết định tài trợ nhanh hơn, vì giá trị tài trợ không lớn và các công ty thường dành một khoản ngân sách nhất định để phòng hờ cho các chương trình nhỏ.

Tháng 11 tới tháng 12 hàng năm là thời điểm các công ty chốt ngân sách tài chính cho nên việc chào tài trợ vào thời điểm này hầu như là không khả thi. Nếu bạn cần vận động một khoản tiền tài trợ lớn cho năm sau, thì thời điểm gởi kế hoạch tốt nhất là 3 tháng cuối năm, vì lúc này người làm marketing đang”rục rịch” lên kế hoạch và ngân sách marketing cho năm sau, cơ hội bạn được đưa vào kế hoạch tài trợ cho năm sau của bạn sẽ cao hơn.

Lựa chọn đại diện đến gặp nhà tài trợ:

Sau khi gởi hồ sơ tài trợ và hẹn gặp được nhà tài trợ để trao đổi trực tiếp, lúc này bạn nên quyết định những người nào thuộc ê kíp đi gặp nhà tài trợ. Theo tôi, tối thiểu nên có 3 người:

– Người vận động tài trợ: Có vai trò làm cầu nối giữa Ban tổ chức và nhà tài trợ

– Người lập ý tưởng, viết chương trình: Họ là người nắm rõ nhất linh hồn của sự kiện, họ hiểu thông điệp cần truyền tải, nội dung cụ thể của chương trình hơn tất cả những người khác nên có thể thể hiện nó một cách thuyết phục nhất.

– Người trực tiếp tổ chức sự kiện: Nhà tài trợ có thể muốn biết về sơ đồ mặt bằng để quyết định việc đặt gian hàng tài trợ, muốn biết về quá trình đón khách để có thể phát tờ rơi quảng bá, người tổ chức sự kiện với kinh nghiệm và hiểu biết của mình có thể giải đáp thỏa đáng cho họ.