Chủ Nhật, 25 Tháng Mười, 2020
Banner Top
Banner Content

Hội nghị khách hàng là cơ hội thể hiện tình đoàn kết hữu nghị giữa doanh nghiệp đối với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư. Đây là sự kiện quan trọng được tổ chức thường xuyên hàng năm của các doanh nghiệp hiện nay đồng thời giúp quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp đến nhiều người. Chính vì vậy, việc tổ chức hội nghị luôn cần có sự sang trọng, chu đáo và đầy sáng tạo. Nếu không thể tự mình tổ chức thì mọi người có thể lựa chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để có được một mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp cũng như mang đến sự thành công cho hội nghị. 

Kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết 

1. Thời gian tổ chức

Các doanh nghiệp nên chọn thời gian tổ chức hội nghị khách hàng vào những ngày nghỉ cuối tuần. Đây là thời gian lý tưởng và hợp lý nhất, bởi những ngày này ai cũng được nghỉ và khách mời cũng như đại biểu sẽ tham gia được đầy đủ. Khung giờ lý tưởng để tổ chức hội nghị khách hàng là vào buổi sáng từ 8h – 12h hoặc buổi chiều từ 14h – 16h hoặc 17h – 20h tối. 

kich-ban-to-chuc-hoi-nghi-khach-hang

2. Địa điểm tổ chức

Các doanh nghiệp, công ty tổ chức hội nghị nên dựa trên nguyên tắc:

  • Lựa chọn địa điểm dễ tìm.
  • Giao thông đi lại thuận tiện.
  • Doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm là các trung tâm hội nghị, khách sạn hay các công ty cung cấp dịch vụ.

Dù lựa chọn địa điểm nào thì các doanh nghiệp cũng chú ý đến vấn đề đảm bảo quy mô sự kiện cũng như các chương trình diễn ra trong hội nghị. Hệ thống trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu phải được trang trí theo đúng chủ đề; bàn ghế dành cho khách mời, đại biểu phải được sắp xếp ngay ngắn và đầy đủ… 

3. Xây dựng kịch bản chương trình

Một trong những yếu tố làm cho hội nghị khách hàng thành công đó là việc xây dựng kịch bản. Kịch bản không thể sơ sài được. Nếu không tốt sẽ làm cho khách hàng buồn chán, làm xấu hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp và sự kiện không được suôn sẻ, thành công như mong đợi.

van-nghe-trong-hoi-nghi

Chính vì vậy việc xây dựng kịch bản, mẫu lời dẫn trong hội nghị khách hàng phải thể hiện được sự bài bản, có chuyên nghiệp. Có như vậy mới có thể gây ấn tượng và truyền đạt được thông điệp mà doanh nghiệp muốn nhắn nhủ đến khách hàng, đối tác. 

4. Chuẩn bị lập kế hoạch, phân công công việc

Để hội nghị khách hàng diễn ra một cách thuận lợi và suôn sẻ thì những người trong ban tổ chức cần phân chia thành các phần:

  • Phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân một cách cụ thể.
  • Nên lập bảng kế hoạch để theo dõi tiến độ, thường xuyên kiểm tra và giám sát
  • Lập tổ hoạt động và chia thành nhóm nhỏ để thực hiện, như nhóm lễ tân, đối ngoại, hậu cần… làm những công việc gì, làm như thế nào một cách cụ thể nhất.
  • Vấn đề an ninh để đảm bảo sự an toàn cho sự kiện hội nghị khách hàng.
  • Nên chuẩn bị trường hợp dự phòng nếu có sự cố xảy ra.
hoi-nghi-vietinbank

5. Gửi thư mời

Việc gửi thư mời là do nhóm bên đối ngoại thực hiện nhưng trước khi tiến hành thì người trong ban tổ chức nên thống kê số lượng khách mời, đại biểu cụ thể. Đặc biệt thư mời cần được gửi trước từ 7 – 10 ngày, ghi rõ nội dung, địa điểm cụ thể chi tiết.

6. Công tác chuẩn bị trước khi hội nghị diễn ra

Trước khi hội nghị khách hàng diễn ra, các doanh nghiệp cần:

  • Bố trí không gian tổ chức hội nghị.
  • Trang trí cổng ra vào (cổng chào).
  • Treo khẩu hiệu, băng rôn chào mừng.
  • Đặt sẵn bảng chỉ dẫn để khách mời đi lại dễ dàng.
  • Bố trí khu vực trưng sản phẩm của doanh nghiệp.
  • Treo khẩu hiệu chính lên khu vực sân khấu chính.
  • Treo logo thương hiệu của doanh nghiệp.
  • Tổng duyệt lại toàn bộ chương trình trước khi bắt đầu….

Các bước tiến hành tổ chức hội nghị khách hàng

Bước 1: Chuẩn bị

Phân công công việc cụ thể

  • Lập tổ công tác, phân công trách nhiệm, công việc cụ thể cho từng người.
  • Lập và phân công công việc cho từng nhóm: Nhóm đối ngoại (chuẩn bị thiệp mời và gửi cho khách mời), nhóm hậu cần (phụ trách hội trường, giao thông, tiệc,…), nhóm lễ tân (đón khách mời), nhóm nội dung (chuẩn bị tài liệu, bài viết, bài phát biểu).

Setup các hạng mục

  • Thiết kế và lắp đặt hệ thống âm thanh có công suất phù hợp với không gian tổ chức.
  • Thiết kế backdrop, standee đặt xung quanh điểm tổ chức.
  • Trang trí sảnh và hội trường.
  • Chuẩn bị bài phát biểu và tài liệu.
  • Chuẩn bị hoa và quà tặng cho khách mời.
  • Kiểm tra danh sách khách mời.
  • Kiểm tra lại hệ thống âm thanh, máy chiếu.
  • Kiểm tra lại bộ phận phục vụ.
van-nghe-trong-hoi-nghi

Chương trình văn nghệ

Bố trí và kiểm lại bộ phận nhân sự

  • Kiểm tra lại các công việc phân bổ cho từng người trước kia đúng hay không.
  • Kiểm tra lại các thành phần tham gia chương trình như MC, lễ tân, ca sĩ,…

Tiến hành duyệt chương trình

Trước khi chương trình được tiến hành, bạn nên sắp xếp một ngày tổng duyệt. Điều này sẽ giúp các bộ phận phối hợp ăn ý với nhau, nếu có điều gì sai sót còn chỉnh sửa kịp thời.

Bước 2: Tiến hành tổ chức chương trình

  • Đón khách mời và ổn định chỗ ngồi cho họ.
  • Trong chương trình hội nghị phải có: ban lãnh đạo phát biểu, trao quà tri ân khách hàng và khui sâm panh khai tiệc.
  • Các món ăn phải đảm bảo dinh dưỡng, ngon, đặc biệt là phải phù hợp với kinh phí của bạn.
  • Các tiết mục văn nghệ gồm có: tiết mục mở đầu, gameshow và tiết mục sôi động nhất là ở cuối chương trình.
  • Gameshow và bốc thăm trúng thưởng được coi là phần sôi nổi nhất của chương trình. Trong phần này nên chọn những MC có chất giọng khỏe, có kinh nghiệm để tạo sức hút.
tien-hanh-chuong-trnh-hoi-nghi

Chương trình tặng quà cho khách hàng

Bước 3: Kết thúc chương trình

Hội nghị kết thúc, lễ tân sẽ đứng tại cửa tặng quà và tiễn khách.

hoi-nghi-cong-ty-co-phan

7. Kết thúc

Sau khi kết thúc chương trình hội nghị khách hàng, doanh nghiệp sẽ có phần tặng quà lưu niệm cho khách mời, đại biểu và tiễn khách về một cách chu đáo nhất. Các doanh nghiệp nên chuẩn bị những món quà phổ biến như sổ tay, bộ cốc, ấm chén… có in logo của doanh nghiệp.

Phạm Gia Media – Sự lựa chọn không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện nay

Để có được mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng đầy đủ chi tiết và sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp thì các doanh nghiệp nên tìm tới các công ty tổ chức sự kiện. Để tìm được một đơn vị tổ chức sự kiện thì không khó nhưng làm thế nào để có thể tìm được một địa chỉ uy tín và chuyên nghiệp mới là điều khó khăn.

kich-ban-hoi-nghi-tri-an-khach-hang

Phạm Gia Media mặc dù mới thành lập nhưng đã khẳng định được vị trí của mình với chất lượng tốt với số lượng doanh nghiệp, công ty ủng hộ nhiều. Bên cạnh việc tổ chức hội nghị khách hàng thì chúng tôi còn cung cấp nhiều dịch vụ khác như lễ khởi công, động thổ, lễ khánh thành, khai trương, tiệc year end party, tiệc liên hoan…. đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. 

Lời kết

Trên đây là mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng đơn giản nhưng thể hiện sự chuyên nghiệp mà bài viết muốn giới thiệu đến mọi người nhất là những doanh nghiệp, công ty đang có ý định tổ chức hội nghị khách hàng. Nếu muốn lựa chọn công ty tổ chức sự kiện để có được một hội nghị thành công thì hãy liên hệ với Phạm Gia Media. Chúng tôi sẽ mang đến cho khách hàng một buổi lễ hội nghị ấn tượng và thành công tốt đẹp nhất.

Banner Content
Tags: , , , , ,

Related Article