Nguyên tắc 5W và 1H trong tổ chức sự kiện bạn cần phải biết

Bạn đang lúng túng không biết phải tổ chức sự kiện sắp tới của Công ty như thế nào? Phải bắt đầu từ đâu? Phải chuẩn bị những gì?… Vậy thì hãy nghiên cứu ngay nguyên tắc 5w và 1h trong tổ chức sự kiện bạn cần phải biết. Hãy theo sát những nguyên tắc này, hãy vận dụng chúng một cách thật khéo léo và thông minh! Chắc chắn bạn sẽ có được một sự kiện thành công như mong muốn.

NGUYÊN TẮC 5W VÀ 1H TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. Why: Tại sao?

Hãy bắt đầu nhiệm vụ của mình bằng cách đặt và trả lời câu hỏi tại sao phải tổ chức sự kiện? Hay nói cách khác, tổ chức sự kiện nhằm mục đích, mục tiêu gì? Lý do chính là động cơ thôi thúc chúng ta hành động, là nền tảng cho những công việc tiếp theo. Vì vậy, việc xác định được chính xác lý do tổ chức là gì sẽ giúp bạn đi đúng hướng trong quá trình xây dựng kế hoạch và lên kịch bản, chương trình, cũng như giúp bạn sử dụng các nguồn lực một cách khoa học, tiết kiệm nhất.

1. What: Cái gì?

Bạn đã biết tổ chức sự kiện có vai trò gì? Vậy thì hãy tiếp tục chặng đường của mình bằng cách trả lời những câu hỏi sau đây:

+ Chủ đề, ý tưởng, tên của sự kiện là gì?

+ Nội dung chương trình, kịch bản của sự kiện như thế nào?

+ Ngân sách cho tổ chức là bao nhiêu?

+ Các khoản chi phí cố định và chi phí biến đổi liên quan đến việc tổ chức gồm những gì?

+ Những dịch vụ cần thiết cho quá trình tổ chức sự kiện? Doanh nghiệp có thể tự cung tự cấp những dịch vụ đó hay không? Nếu không thì nên thuê của đơn vị nào? Giá thuê ra sao?

+ Số lượng người tham dự sự kiện dự kiến khoảng bao nhiêu?

+ Kế hoạch đối với khách mời tham dự sự kiện như thế nào?

+ Làm gì để thu hút được sự quan tâm của đông đảo mọi người đến sự kiện mà bạn sắp tổ chức?

Toàn bộ những câu hỏi này sẽ giúp bạn nắm được để tổ chức sự kiện bạn cần phải làm những gì, hay nói cách khác tổ chức Event bao gồm những gì?

1. When: Khi nào?

Không phải ngày giờ nào cũng là thời điểm thích hợp để tổ chức sự kiện, đặc biệt là với các sự kiện nhằm mục đích ra mắt sản phẩm mới hay khai trương, khánh thành. Việc xác định thời gian tổ chức cần phải căn cứ vào nhiều yếu tố như: mục đích, mục tiêu của sự kiện, đặc trưng của sản phẩm, khách hàng mà bạn muốn nhắm đến, thời tiết khí hậu, vv.

Tham khảo bài viết: Cách tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công

1. Where: Ở đâu?

Đã đến lúc bạn cần phải quyết định địa điểm tổ chức là ở đâu. Hiện tại, có rất nhiều địa điểm tổ chức sự kiện lý tưởng như nhà hàng, khách sạn, sân vận động ngoài trời… Tùy tính chất và quy mô của sự kiện mà bạn lựa chọn địa điểm sao cho hợp lý nhất. Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức cũng phải đảm bảo dễ tiếp cận, thuận tiện về giao thông cho các thành phần tham dự.

1. Who: Ai/Những ai?

Hãy quay trở lại với việc xác định đối tượng mục tiêu mà bạn muốn nhắm đến thông qua lần tổ chức sự kiện này. Hãy đảm bảo rằng, bạn đã xác định chính xác và đã thấu hiểu họ rất kĩ càng. Có như vậy, bạn mới có thể truyền thông và quảng bá sự kiện đúng kênh, đúng cách, cũng như mới có thể truyền tải đi tất cả những thông điệp mà bạn mong muốn.

1. How: Như thế nào?

Đây là nguyên tắc cuối cùng và cũng là nguyên tắc quan trọng nhất. Nó giúp bạn biết nên tổ chức sự kiện như thế nào? Khâu nào diễn ra trước, khâu nào diễn ra sau? Kế hoạch tổ chức sự kiện càng logic, càng chặt chẽ thì chương trình càng có điểm nhấn và để lại được ấn tượng đối với những người tham dự.