Quản lý rủi ro trong tổ chức sự kiện

Với một chuyên gia tổ chức không có một sự kiện hoàn hảo 100% bởi có vô số rủi ro xuất hiện. Họ luôn nhạy cảm với rủi ro, ngoài việc lên bản kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện, trong đầu họ còn vạch ra các rủi ro, bất ngờ cùng các phương án giải quyết. Rủi ro về môi trường khách hàng hay rủi ro nhân sự, ý tưởng luôn xoay quanh các nhà tổ chức tạo nên những áp lực vô hình mà bất kỳ agency nào cũng gặp phải. Chính vì vậy, quản lý rủi ro trong tổ chức sự kiện là điều cấp thiết hơn bao giờ.

NHỮNG RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Rủi ro trong Event có thể xảy ra ở bất kỳ khâu nào trong tổ chức, từ việc lên ý tưởng, kịch bản đến quá trình thực hiện. Các rủi ro được ví như quả bom hẹn giờ mà chúng ta không ai lường trước được, đặc biệt các phát sinh từ nguyên nhân khách quan. Dưới đây là một số loại rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện được Minh Nga Event tổng hợp:

Rủi ro trong lập kế hoạch

Trong quá trình lập kế hoạch, việc xác định sai mục đích, ý tưởng tổ chức sẽ dẫn đến nhiều hệ quả. Thiết kế sân khấu sự kiện không phù hợp với chủ đề của sự kiện, hoặc phân bổ công việc, nhân viên tổ chức không hiệu quả, giảm hiệu quả năng suất công việc.

Rủi ro về môi trường

Đây là rủi ro đến từ nguyên nhân khách quan, như rủi ro về thời tiết, vấn đề văn hóa – xã hội, chính trị – pháp luật. Ảnh hưởng của môi trường thời tiết đôi khi mang đến thành công hoặc thất bại cho sự kiện. Đặc biệt, chúng ta cần chú ý đến các sự cố có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Với rủi ro trong môi trường văn hóa – xã hội cần tìm hiểu các thói quen, cách ứng xử của người tham gia sự kiện, phong tục tập quán của địa phương cần tổ chức. Hay rủi ro từ môi trường chính trị – pháp luật với thủ tục, quy định, giấy tờ xin phép cần thiết.

Rủi ro trong khâu chăm sóc khách hàng

Nhiều sự kiện quáng cáo sai lệch, phóng đại, khiến người tham dự cảm thấy thất vọng, bị lừa đảo, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh của doanh nghiệp, hoặc có thể dẫn tới kiện tụng. Đội ngũ truyền thông, quảng bá cho sự kiện không đúng khách hàng mục tiêu, dẫn đến khách hàng mục tiêu không biết đến sự kiện, không tạo hiệu quả cho event.

Rủi ro địa điểm

Rủi ro địa điểm xuất phát từ việc không xác định đúng số lượng người tham dự sự kiện nên lựa chọn không gian tổ chức không phù hợp. Nhiều doanh nghiệp chủ quan, thuê các địa điểm quá nhỏ dẫn đến không đáp ứng được nhu cầu, hay ngược lại không gian tổ chức quá lớn không gây lãng phí ngân sách. Bên cạnh đó, địa điểm không thuận tiện, khó tìm, không có các tiện ích đi kèm như trông giữ xe, bảo vệ cũng là những vấn đề mà nhà quản trị sự kiện nên cân nhắc để tìm đến địa điểm thích hợp nhất.

Rủi ro trong nhân lực

Tổ chức Event được thực hiện dưới tác động của con người, chính vì vậy rủi ro về nhân lực là điều tất yếu xảy ra. Những phát sinh đến từ việc nhân sự sự kiện không làm tròn trách nhiệm, hiệu quả công việc không cao, thiếu sự ăn ý trong làm việc nhóm gây ảnh hưởng trực tiếp đến mọi mặt của sự kiện. Bởi vậy, công tác đào tạo nhân viên, nâng cao ý thức cũng như chuyên môn, kiến thức, kỹ năng để công việc tạo được đột phá luôn được nhiều doanh nghiệp chú trọng.

Rủi ro trong hoạch định ngân sách

Hoạch định ngân sách thấp hơn so với thực tế sẽ dẫn tới tình trạng thiếu ngân sách khi thực hiện sự kiện. Ngược lại, lên ngân sách quá cao sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp, tăng chi phí và giảm lợi nhuận.

Rủi ro trong khâu hậu cần

Mất điện, mất kết nối internet, âm thanh, ánh sáng, thiếu trang thiết bị sự kiện cho người tham dự. Nhà cung cấp không giao hàng đúng giờ quy định. Rủi ro trong việc an toàn khi diễn ra sự kiện: các tình huống cháy, hỏa hoạn, tranh chấp, cãi vã, mất trật tự khi diễn ra sự kiện.

Rủi ro trong tổ chức sự kiện có thể xảy ra bất cứ khi nào. Vì vây, chúng ta cần quản lý rủi ro trong tổ chức sự kiện mọi thời điểm và liên tục để giảm thiểu chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận.

QUY TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Bước 1: Tìm hiểu, đưa ra tình huống, bối cảnh phát sinh.

Doanh nghiệp xác định loại hình sự kiện: tổ chức sự kiện khánh thành, tổ chức sự kiện PR…cùng các bên liên quan và môi trường xung quanh. Nhà tổ chức liệt kê các mối nguy hiểm, tình huống rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện.

Bước 2: Đánh giá rủi ro

Các chuyên gia sự kiện đánh giá và xem xét mức độ rủi ro có thể thể xảy ra.Từ đó đưa ra các biện pháp phòng ngừa, phương án giải quyết các phát sinh cần thiết.