Quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp

Họp báo thường được tổ chức để ra mắt phim hay các dự án nghệ thuật. Tuy nhiên, ngày nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn tổ chức họp báo để ra mắt sản phẩm mới, khai trương, thành lập văn phòng…Đây được xem là công cụ truyền thông rất phổ biến.

Một sự kiện họp báo chuyên nghiệp đòi hỏi quá trình chuẩn bị vô cùng kỹ lưỡng. Các sự kiện lớn thường mất đến 2 tháng để chuẩn bị. Phạm Gia Media sẽ chia sẻ với bạn quy trình để tổ chức họp báo chuyên nghiệp.

Quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp bao gồm:

Xác định mục đích họp báo

Mục đích giúp bạn biết được cần truyền tải những thông điệp gì thông qua họp báo của mình. Qua đó, giúp bạn lập kế hoạch chi tiết cho họp báo dễ dàng hơn.

Mục tiêu cũng là thước đo để bạn đánh giá thành công sau sự kiện. Mục tiêu cần xác định cụ thể như: số lượng báo chí tham dự, số tin bài được đăng, số lượng khách hàng, hiệu quả truyền thông…

Xác định thời gian, địa điểm

Bất kỳ một sự kiện nào cũng cần lựa chọn thời gian và địa điểm hợp lý. Sự kiện họp báo thường diễn ra vào buổi sáng, tránh những ngày cuối tuần hay lễ tết.

Địa điểm tổ chức họp báo cần có không gian và ánh sáng tốt giúp cánh báo chí tác nghiệp thuận lợi. Bên cạnh đó, các thiết bị âm thanh cũng là một yếu tố cần lựa chọn kỹ càng.

Lập danh sách khách mời, các cơ quan báo chí

Họp báo không thể thiếu các cơ quan báo chí, việc lựa chọn các cơ quan báo chí phải tùy thuộc vào quy mô, tính chất của sự kiện hay tin tức. Sau khi xác định được khách mời thì tiến hành gửi thông cáo báo chí đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân và xác nhận tham dự. Tỉ lệ khách xác nhận tham dự càng cao thì chứng tỏ sự kiện của bạn càng thu hút và thành công.

Lựa chọn MC:

Trong mọi sự kiện, MC luôn đóng một vai trò quan trọng đó là dẫn dắt toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện. MC cho họp báo cần phải phù hợp với tính chất của sự kiện công bố, nắm rõ được nội dung truyền đạt trong buổi họp báo. Đặc biệt, MC phải thực sự nhanh nhạy, biết ứng phó, xử lý các tình huống xấu có thể xảy ra.

Xin giấy phép tổ chức họp báo:

Đây là một bước rất quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp, bài bản. Rất nhiều sự kiện họp báo vì không xin giấy phép dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến cận kề.

Đảm bảo an toàn, an ninh trong suốt sự kiện:

Trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra, ban tổ chức cần kiểm tra kỹ về kĩ thuật, khâu đón tiếp, an ninh cũng như kỹ năng ứng phó trong buổi họp báo. Khi phát hiện ra sự cố phải kịp thời khắc phục và có biện pháp xử lý để không ảnh hưởng đế chất lượng sự kiện.